لائحة الاجراءات المالية والمحاسبية PDF طباعة البريد الإلكتروني


جمهـــورية الســـــــــــــودان
ديــــــــوان الزكــــــاة
الأمــــــانة العامــــــــــة



لائحـــــــة

الإجراءات المالية والمحاسبية

لسنة 2003م

بسم الله الرحمن الرحيم
لائحة الإجراءات المالية والمحاسبة لديوان الزكاة لسنة 2003م


عملاً بالسلطات المخولة له بموجب أحكام المادة (52) من قانون الزكاة لسنة 2001م اصدر المجلس الأعلى لأمناء الزكاة بموافقة وزارة المالية اللائحة الآتي نصها:


الباب الأول
الإجراءات المالية

الفصــــل الأول


أحكام تمهيدية
1. اسم اللائحة وبدء العمل بها
تسمى هذه اللائحة لائحة الإجراءات المالية والمحاسبة لديوان الزكاة لسنة 2003 ويعمل بها من تاريخ التوقيع عليها .
تفسير
2. في هذه اللائحة وما لم يقتض السياق معنى آخر تكون للكلمات والعبارات الآتية المعاني المبينة أمام كل منها على النحو التالي:
• الديوان : ديوان الزكاة.
• المجلس : المجلس الأعلى لأمناء الزكاة.
• الأمين العام : الأمين العام لديوان الزكاة .
• مجلس الولاية : مجلس أمناء الزكاة بالولاية .
• الأمين : أمين الزكاة بكل ولاية من ولايات السودان، وأمين زكاة الشركات وأمين زكاة المغتربين.
• الوحدة : يقصد بها أي فرع لديوان الزكاة له ميزانية منفصلة.
• العامل : يقصد به أي شخص يشغل وظيفة الهيكل الوظيفي للديوان.
• المحاسب : أي عامل يقوم بالأعمال الحسابية في أي من مراحل العمل الحسابي ويكون مسئولاً عن حفظ الدفاتر المتعلقة بها.
• الصراف : العامل الذي يقوم بوظيفة حفظ وصرف النقود من المدرجين في قائمة الصيارفة، ويشمل أي شخص يعمل بهذه الصفة في الوحدة.
• الجابي: العامل الذي يقوم بتحصيل الزكاة، ويشمل أي عامل يعمل بهذه الصفة في الوحدة.
• الموازنة: التقديرات السنوية لجملة الإيرادات والمصرفات الخاصة بالديوان التي أجازها المجلس.
• السنة المالية: فترة الإثني عشر شهراً التي تبدأ في اليوم الأول من شهر يناير وتنتهي في اليوم الحادي والثلاثين من شهر ديسمبر من كل عام .
• الحساب الشهري: الكشف الحسابي الذي تُعده الإدارة المالية شهرياً موضحاً الإيرادات والمصروفات الفعلية.
• الحساب الختامي: الكشف الحسابي الذي يوضح إجمالي الإيرادات والمصروفات الفعلية من بداية السنة المالية والى نهاية تلك المدة معززة بالنماذج والشهادات المقررة .
• التعاقد المباشر: الحصول على عرض لشراء سلع أو تقديم خدمات أو تنفيذ أعمال مباشرة لإجراءات المناقصة .
• العروض المباشرة : العروض التي يتم الحصول عليها مباشرة لشراء سلع، أو تقديم خدمات بحيث لا يقل عددها عن ثلاثة عروض
• المناقصة العامة : مجموعة الإجراءات التي يتم بها التعاقد بهدف الحصول على أفضل العروض عن طريق المنافسة المفتوحة بإعلان ينشر بوسائل الإعلام العامة.
• المناقصة المحددة : الدعوة للتنافس بعدد محدود من الشركات أو المؤسسات أو الأفراد ذوى الكفاية الفنية والمقدرة المالية في مجال السلع والخدمات لشراء سلع، أو تنفيذ الأعمال المراد التعاقد عليها .
• حجرة الخزينة : تشمل الخزينة الحديدية التي يمكن أن تحفظ بداخلها الخزائن بأمان.
• الخزينة : تشمل الخزينة الحديدية أو الصندوق الحديدي أو الغرفة المحصنة بالحديد أو أي وضع امن مستعمل لحفظ النقود وما في حكمها، والمستندات ذات القيمة.
• مخزن :أي مكان مخصص بالوحدة لتخزين وحفظ الزكاة العينية والسلع والمواد الاستهلاكية وأي مواد أخرى.
• كرت العُهدة: كرت المخازن الذي يسجل فيه الوارد والمنصرف من أي صنف.
• الفائض: المركبات والآليات والأجهزة والمُعدات والحديد الخُردة وقطع الغيار الجديدة الراكدة والأصناف الأخرى التي تقتضي المصلحة التخلص منها.



الفصل الثاني
الموازنة


أسس إعداد الموازنة

3. يصدر الأمين العام قبل ثلاثة أشهر من نهاية السنة المالية منشوراً يحدد الأسس والموجهات الخاصة بإعداد مقترحات الموازنة وفقاً لخطة عمل الديوان مُشيراً إلى مراعاة الظروف المؤثرة على التقدير إيجاباً ، أوسلباً وترفق مع المنشور النماذج التي توضح كيفية إعداد تلك المقترحات.

إعداد التقديرات المقترحة للجباية
4. (أ) تعد تقديرات الجباية على الاستمارات المعدة لذلك على أن يبين فيها مصادر الجباية والتقدير والمقترح والمجبى الفعلي للثلاثة سنوات السابقة وكذلك المجبى الفعلي للتسعة أشهر الأولى للسنة المالية الجارية وأي بيانات ضرورية أخرى. على أن ترفق مع تلك الاستمارات مذكرات تفسيرية لكل وعاء من أوعية الزكاة على حدة.
(ب) تعد مقترحات زكاة المغتربين بالعملة الحرة وتحول إلى العملة المحلية حسب سعر الصرف السائد في تاريخ إعداد التقديرات.
(ج) تقيم الجباية العينية وفق أسعار تقديرية يتم الاتفاق عليها عند مناقشة المقترحات.

إعداد التقديرات المقترحة للمصارف والصرف الإداري
5. – (أ) المصارف:
تعد مقترحات المصارف محررة على الاستثمار رقم (1)، على أن تبين فيها طبيعة المصر مع بيان الصرف الفعلي للتسعة أشهر الأولى من السنة المالية الجارية والصرف الفعلي للثلاثة سنوات السابقة وأي بيانات أخرى يرى الأمين العام أنها ضرورية.
(ب) العاملين عليها:
تعد مقترحات مصرف العاملين عليها على الاستمارة رقم (2/2) توضح تكلفة مصرف العاملين عليها في الخدمة المستديمة، والخدمة المؤقتة، والموسمية، وتكلفة الوظائف الشاغرة، مع بيان الصرف الفعلي للتسعة أشهر الأولى للسنة المالية الجارية والثلاث سنوات السابقة وأي بيانات أخرى يرى الأمين العام أنها ضرورية.
(ج) المصروفات الإدارية والأصول الثابتة:
تعد مقترحات المصروفات الإدارية والأصول الثابتة على الاستمارات رقم (5،4 ،3) على أن تبين فيها طبيعة المصروفات والأصول والمبالغ المنصرفة للثلاثة سنوات السابقة مع بيان الصرف الفعلي للتسعة أشهر للسنة الأولى من السنة التجارية وأي بيانات أخرى يرى الأمين العام أنها ضرورية.
إعداد الموازنة:
6. (أ) تعد الوحدات مقترحات الموازنة وفقاً للموجهات والسياسات العامة التي يصدرها الأمين العام.
(ب) ترفع الوحدات الولائية مقترحات الموازنة لمجالس أمناء الولايات لمناقشتها وإقرارها ومن ثم ترفع للأمين العام مصحوبة بالتقرير لمناقشتها ضمن الموازنة الموحدة السنوية للديوان.
(ج) ترفع وحدات الأمانة العامة والشركات والمغتربين مقترحات الموازنة للأمين العام لمناقشتها ضمن الموازنة الموحدة للديوان.
(د) يقوم الأمين العام بتكوين لجنة تنسيق للموازنة .
(ه) يرفع الأمين العام مقترحات الموازنة الموحدة للمجلس لإجازتها في صورتها النهائية .
الإشراف والرقابة المالية:
7. (أ) يكون الأمين العام مسؤولاً عن تنفيذ الموازنة الموحدة للديوان.
(ب) يكون الأمين مسؤولاً عن الإشراف، والرقابة المالية على الجباية والمصارف والمصروفات في ولايته، والتأكد من حسن استخدامها في الأوجه المخصصة لها والعمل على توسيع مواعين الجباية وتحقيق تقديرات الموازنة.
(ج) 1. يخطر الأمين العام بعد إجازة الموازنة من المجلس الوحدات باعتماد موازنتها إيذاناً باستخدام الاعتمادات للأغراض المتخصصة لها وفقاً للتوجيهات المضمنة بذلك الإخطار. وفي حال تأخر اعتماد الموازنة يجوز للأمين العام أن يصدر تخويلاً بالصرف بنسبة (1/12) من الموازنة المقترحة أو موازنة العام السابق أيهما أقل.
2.تسقط تلقائياً الاعتمادات المصدقة بالموازنة والاعتمادات الإضافية التي تصرف حتى نهاية السنة المالية وترحل الوفورات إلى بنودها في السنة الجديدة في الموازنة الجديدة.
3.لا يجوز تقديم أي طلبات جديدة للأمانة العامة بالصرف خلال السنة المالية لتدعيم بنود بالموازنات المصدقة أو الصرف على مجالات لم تخصص لها اعتمادات استبعدت أثناء مناقشة الموازنة إلاَّ في الحالات الطارئة والتي لم تكن متوقعه عند إعداد الموازنة .
4.لا يجوز الصرف أو تحويل من اعتمادات بند إلى بند آخر إلاَّ بعد الحصول على تصديق الأمين العام أو من يفوضه .
5.يجب على الأمين تقديم إحصاءات وبيانات شهرية دقيقة للجباية الفعلية (نقدي وعيني) مع توضيح أسباب الانحرافات سلباً وإيجاباً على تقدم الإحصاءات في موعد لا يتجاوز اليوم الخامس عشر من الشهر أو في التاريخ الذي يحدده الأمين العام دون التقيد بقفل الحساب ويوقع الأمين على هذه البيانات .

الصرف خصماً على الموازنة
8. (1)لا يجوز الصرف بالخصم على الموازنة إلاَّ للمصروفات المصدق عليها, على أن يكون الصرف مؤيداً بمستندات مستوفا وصحيحة من كل الوجوه.
(2) لا يجوز الصرف أو الارتباط بمصروفات أخرى إلاَّ للضرورة وفى حدود الاعتمادات المدرجة والمصدق عليها في الموازنة .
(3) لا يجوز لمسؤول الموازنة التأشير على أمر بصرف مبلغ إذا:
(أ) لم يكن هناك اعتماد بالموازنة لمقابلته .
(ب) كان الخصم على اعتماد غير مخصص لهذا الصرف .
(ج) يترتب على ذلك نقل الاعتماد من بند لأخر دون الحصول مسبقاً على موافقة الأمين العام أو نقل الاعتماد من مصرف إلى أخر دون موافقة المجلس .
(د)كانت نتيجة الصرف الحتمية تجاوز الاعتماد المقرر.
(هـ)كان الصرف يتعارض مع أي قانون .
(4) يجب على مسؤول الموازنة إذا تلقى من الأمين العام أمراً بالصرف يخالف أي حكم من أحكام أي قانون ساري المفعول أن يلفت نظرة قبل تنفيذ الصرف إلى أوجه المخالفة، وإذا أصر على الصرف أو على عمل تسوية وكانت النتيجة مخالفة للقواعد المالية فيجب على رئيس الحسابات أن يحصل على أمر بالصرف أو بعمل تسوية كتابة وان ينفذ التوجيه ويرسل صورة من ذلك فوراً مع المستندات الخاصة به إلى الأمين العام أو المجلس حسب الحال .

دفتر المصروفات
9. (1) يخصص لكل بند أو اعتماد صحيفة أو أكثر إذا اقتضت الضرورة ذلك ويبين في الصحيفة اسم البند والاعتماد المصدق عليه في الموازنة و أي اعتمادات إضافية أخرى مؤشر على السجل في حالة النقل أو التحويل الذي يحدث بين اعتمادات الموازنة بحيث يكون الرصيد في البند أو الاعتماد واضحاً وظاهراً في أي وقت من الأوقات.
(2)تبين الوحدة المعنية في كل حالة تصدق فيها السلطة المختصة بالصرف على اعتماد إضافي لزيادة الصرف أو استخدام وفر في احد البنوك، رقم وتاريخ ذلك التصديق أمام الاعتماد المعدل في دفتر مفردات المصروفات.

متفرقات
10. (1) تخصم المصروفات الطارئة التي تسم لها بنود في الموازنة على بند المتفرقات.
(2) يجوز لرئيس الوحدة (عند الضرورة) أن يشترى أدوات على بند المتفرقات في حدود الاعتماد.

المبالغ المستردة من المنصرف
11. (1) تسدد كل المبالغ المستردة من المنصرف إلى بنود المصروفات التي سبق إن خصمت عليها خلال السنة المالية.
(2) كل المبالغ التي تسترد من المنصرف في السنوات السابقة تسدد إلى حساب الاحتياطي.
(3) عند تسوية الاستبعاد من المنصرفات في حالات المبالغ المنصرفة ترفع مع التسوية للإدارة المالية مذكرة معتمدة من مسؤول الحسابات توضح أسباب الاستبعاد.
(4) لا يجوز أن يتخذ الاستبعاد من بنود المصروفات وسيلة لتفادي التجاوز في تلك البنود أو بديلاً عن التصديق المالي اللازم على ذلك التجاوز.





الفصل الثالث
الشراء والتعاقد والمقاولات


طرق الشراء
12. يتم الشراء والتعاقد بإحدى الطرق الآتية :
‌أ- المناقصة العامة .
‌ب- المناقصة المحدودة.
‌ج- التعاقد والشراء المباشر.
‌د- العروض المباشرة (الممارسة ).

المناقصة العامة
13. يتبع الديوان نظام المناقصة العامة للحصول على احتياجاته من سلع أو لخدمات أو تنفيذ الأعمال.

إجراءات المناقصة العامة
14. (أ) يتم الإعلان عن السلع المراد شراؤها، أو الخدمات المراد التعاقد عليها بوسائل الإعلام المتاحة في الداخل،أو الخارج،أو كليهما،على أن يتضمن الإعلان:
أولاً: وصفاً مختصراُ للسلع أو الخدمات المراد التعاقد عليها.
ثانياً : وجوب قفل مظاريف العطاء بالشمع الأحمر.
ثالثاً:وجوب دفع2% من قيمة العطاء، أو أي نسبة مئوية أخرى كتامين ابتدائي يقدم بشيك معتمد أو خطاب ضمان .
ربعاً : وجوب إكمال التامين الابتدائي إلى 10%لمن يرسو العطاء بشيك معتمد أو خطاب ضمان .
خامسا : تحديد آخر موعد لتقديم العطاء .
سادساُ: طريقة ومكان تسليم السلع .
سابعاً : أي شروط أخرى يحددها الديوان .
(ب) تكون مدة الإعلان عن العطاءات منذ صدوره في وسائل الإعلام وفقاً للسقوفات التي تقررها المنشورات الصادرة من الأمين العام على ألا تقل مدة عن خمسة عشر يوماً.
(ج) يعد صندوق لتلقى مظاريف العطاءات محكم القفل يوضع في مكان ظاهر يسهل الوصول إليه.
(د) يؤخذ في الاعتبار العروض المرسلة بالبريد الالكتروني أو الفاكس أو أي أجهزة اتصال شريطة أن ترسل التفاصيل لاحقاً.
(هـ) يكوّن الأمين العام أو الأمين بحسب الحال لجنة تضم ذوى اختصاص لفتح العطاءات ودراستها من الناحية الفنية والمالية والقانونية وترفع توصيتها له في سرية تامة. وعلى اللجنة عند فتح المظاريف ترقيمها والتوقيع عليها في ذات الساعة والتاريخ وتدوين محتويات العطاءات في النموذج المالي الإداري رقم (20) المرفق ويوقع رئيس وأعضاء اللجنة على أي تعديل أو شطب.
(و) تؤشر اللجنة على العطاءات التي ترد بعد الموعد المحدد ساعة وتاريخ وصولها ولا تفتح ولا يؤخذ بها عند المقارنة وترد لأصحابها بعد إعلان نتيجة العطاء .
(ز) يجوز تجزئة المقادير المعلن عنها إذا تساوت أسعار وشروط أفضل عطائين أو أكثر وكان ذلك يخدم المصلحة العامة .
(ح) يكون العطاء الذي يقع علية الاختيار – بواسطة السلطة المختصة – من الناحية العامة هو الأقل من بين العروض المجازة فنياً إلاَّ إذا اقتضت المصلحة العامة غير ذلك.

المناقصة المحدودة
15. (1) يجوز بموافقة الأمين العام إتباع نظام المناقصة المحددة في الحالات العاجلة التي يؤدى إتباع نظام المناقصة العامة فيها إلي تعطيل ضار بالمصلحة العامة، أو إذا كانت السلع أو الخدمات أو تنفيذ الأعمال المراد التعاقد عليها محصورة لسبب فني أو مالي لدى مصادر أو جهات محددة ومعلومة بحيث لا يؤدي نظام المناقصة العامة إلى زيادة في التنافس.
(2) يجب على أي وحدة ترغب في إتباع نظام المناقصة المحددة أن تحتفظ بسجل يجدد سنوياً يوضح أسماء الشركات والأفراد الذين يرغبون في تسجيل أسمائهم ومقدرتهم المالية وكفايتهم المالية وكفايتهم الفنية والأعمال التي أنجزوها، وأن ترسل نسخة من ذلك السجل إلى الأمين العام .
(3) تتبع في المناقصة المحدودة كل الإجراءات بالمناقصة العامة عدا الإعلان المفتوح .

التعاقد والشراء المباشر
16. (1) يجوز إتباع نظام التعاقد المباشر في الحالات الآتية:
أ‌. إذا تعذرت المنافسة بسب الاحتكار أو غيره.
ب‌. عند القيام بزيادة أو تحسين عمل تم انجازه بواسطة جهة فنية معينة وتقتضى أسباب فنية واقتصادية أن يُعهد به إلى الجهة التي أنجزت العمل السابق شريطة ألاَّ تتجاوز قيمة الزيادة أو التحسين نسبة 25% من قيمة العمل الكلى الذي تم انجازه .
(2) يجب على الوحدة في جميع الحالات أن تتقدم إلى الأمين العام بالأسباب التي تقتضى إتباع نظام التعاقد المباشر, على أن تكون مدعمة بدراسات فنية ومالية وتعدها لجنة يكونها الأمين تثبت أن التعاقد المباشر, على أن تكون مدعمة بدراسات فنية ومالية تعدها لجنه يكونها الأمين تثبت أن التعاقد المباشر في الحالة المعنية هي الأفضل يمكن إتباعها للحصول على الاحتياجات .

العروض المباشرة (الممارسة )
17. يجوز إتباع نظام العروض المباشرة شريطة أن يكون عبر لجنة يكونها الأمين العام أو الأمين حسب الحال وذلك إذا اجتمعت الظروف الآتية :
‌أ. السلع والخدمات متوفرة في الأسواق المحلية.
‌ب. السلع والخدمات ذات مواصفات قياسية محددة .
‌ج. السلع والخدمات منخفضة القيمة.

إجراءات الشراء والتعاقد
18. (أ)التأكد قبل الإقدام على عملية الشراء أو التعاقد من أن المخزون قد وصل إلى نقطة إعادة الشراء، وأن يصدر أمر من الأمين العام .
(ب) يجب أن يكون هناك اعتماد مالي يقابل تكاليف الشراء أو التعاقد .
(ج) يكوّن الأمين العام أو الأمين لجنة من ذوي الاختصاص لوضع مواصفات فنية للسلعة المراد شراؤها أو التعاقد عليها أن توضع تلك المواصفات بطريقة تتيح التنافس لأكبر عدد ممكن .
(د) إذا كانت السلعة مشتركة بين عدد من الوحدات فتقوم الأمانة العامة بالشراء نيابة عنها.

قواعد البت في العطاءات
19. (أ) يُشكل الأمين العام أو الأمين لجنة من أربعة أعضاء من ذوي الاختصاص للبت في العطاءات.
(ب) تراعي اللجنة في المناقصة العامة القواعد الآتية:
1. أي عطاء مصحوب بتأمين ابتدائي يقل عن 2% من القيمة يمنح صاحبه مهلة لا تتجاوز ثلاثة أيام تبدأ من اليوم التالي لإخطاره لاستكمال التامين وإلاَّ استبعد العطاء .
2. تفصيل الشراء من مصانع إنتاج الأصناف مباشرة كلما كان ذلك ممكناً .
3. الاسترشاد بأسعار السوق عنصر مهم في التوصية بقبول العطاء .على أن تؤخذ في الاعتبار شروط الدفع ومواعيد التوريد وكفاية الموارد وخبرته وجودة الأصناف .
4. تجزئة المقادير المعلن عنها إذا تساوت الأسعار ومدد التوريد بين عطاءين أو أكثر.
5. حساب الأسعار على قاعدة واحدة هي قاعدة تسليم الأصناف لمخازن الوحدة خالصة جميع المصروفات والرسوم .
6. مراعاة استيفاء العطاء للدمغة القانونية .
العطاء الوحيد
20. مع مراعاة أحكام هذا الفصل يجوز النظر في قبول العطاء الوحيد في حالة أن:
i. يكون قد تم طرح العطاء بصورة تكفل علم جميع الموردين.
ii. لاتكون هناك فائدة ترجى من إعادة طرح العطاء وضيق الوقت على أن يكون ذلك بموافقة الأمين العام أو الأمين حسب الحال.
iii. تكون القيمة مناسبة .

التصديق بالشراء والتعاقد
21. يجوز للأمين العام أو من يفوضه أو الأمين حسب الحال التصديق بالشراء والتعاقد في حدود الاعتمادات المالية على تتبع كافة إجراءات الشراء والتعاقد المنصوص عليها في هذا الفصل .

المقــــــــاولات
22. (1) تطبق كافة الأحكام والإجراءات المنصوص عليها في هذا الفصل بالنسبة للمقاولات.
(2) يجوز منح مقدم مدفوع للمقاول لايزيد عن 3% من قيمة العطاء يدفع بعد التوقيع على العقد ذلك مقابل خطاب ضمان بنكي ساري المفعول أوشيك معتمد لحين إكمال التنفيذ وتكون مسؤولية الحفظ والمتابعة على المدير المالي.
(3) يجب التأكد من أن المقدم المدفوع هو مقابل الحصول على المواد الأولية الخاصة بالمشروع وتخزينها بالكامل بموقع العمل على مسئولية المقاول .
(4) التأكد من مقدرة المقاولين المالية والفنية والكفاية وحسن السمعة .

العقـــــــودات
23. عند إبرام الديوان لأي عقد لشراء السلع أو تنفيذ الأعمال يجب أن تشمل ذلك العقد على البنود التالية مع جواز النص على بنود أخرى إذا كان ذلك ضرورياً ولازماُ:
(1) إكمال التامين إلى 10%بشيك متعمد أو خطاب بنكي ساري المفعول طيلة فترة التنفيذ .تحديد فترة التنفيذ كشرط أساسي في العقد .
(2) تحديد فترة التنفيذ كشرط أساسي في العقد.
(3) في حالة الاتفاق على مقدم مدفوع يجب إتباع كافة الإجراءات المنصوص عليها في المادة (2/12)بالنسبة للمقدم المدفوع .
(4) توضع الشروط الجزائية بالإضافة إلى التعويض أو المصادرة عند الفشل في تنفيذ الالتزام التعاقدي.
(5) النص على جميع التزامات المقاول في العقد .
(6) النص على سلطة إلغاء العقد .
(7) لا يجوز للديوان توقيع أي عقد لشراء السلع أو تنفيذ الخدمات أو تنفيذ الأعمال دون الرجوع إلى الإدارة القانونية بمراجعة أحكام ذلك العقد ووضعه في الصيغة القانونية الصحيحة.
دفع قيمة الأعمال والخدمات
24. (1) يجب التأكد قبل دفع قيمة أي عمل أو خدمة أن:
‌أ. يكون العمل قد أنجز طبقاً للمواصفات والشروط الواردة في العقد، ويجوز في المقاولات الكبيرة أن يدفع للمقاول قيمة الجزء الذي أنجزه من العمل من وقت لآخر بموجب شهادة المهندس أو العامل الذي يشرف على العمل بعد خصم أي دين مستحق للوحدة .
‌ب. يخصم من المبلغ المستحق للمقاول نسبة مئوية تحتفظ بها الوحدة في حساب الدائنين (تأمينات, عطاءات ) لحين مرور وقت معقول على انجاز العمل وذلك لتغطية الخسائر التي قد تنجم بعد الاستلام .
(2) فيما يتعلق بالخدمات التي تؤدى للوحدة يتم الدفع بموجب مستندات مستوفاة يقر عليها العامل المختص المذكور بان الخدمة قد تم أداؤها حسب المتفق عليه.

ميعاد الدفـع
25. يكون الدفع بعد تسليم المشتريات أو انجاز العمل وتسليمه أو أداء الخدمة وذلك حسب المواصفات والشروط الواردة في العقد.

الفصل الرابع
التخلص من الفائض
سُلطة الموافقة على التخلص من الفائض
26. لا يجوز للديوان التخلص من الفائض إلاَّ بموافقة الأمين العام .

طريقة التخلص من الفائض
27. (1) طريقة التخلص من المركبات والآليات والمعدات الثقيلة والحديد والخردة وقطع الغيار الجديدة الراكدة عن طريق العطاءات أو المزاد العلني فحسب .
(2) يتم التخلص من الأصناف المراد بيعها ماعدا المذكورة في الفقرة (1)عن طريق العطاءات أو المزاد العلني أو التعاقد المباشر.
(3) لا يتم البيع بالمزاد أو العطاءات إلاَّ بعد إكمال كافة الإجراءات الفنية المنصوص عليها في هذا الفصل .
لجنة التقييم
28. (1)يكون الأمين العام أو من يفوضه لجنة تقيم برئاسة احد مساعديه وعضوية ممثل الإدارة المالية وفني أو أكثر حسبما يقتضيه الحال .
(2) تقوم لجنة التقييم بتقدير أسعار المعروضات المراد بيعها وذلك بعد تصنيفها في مجموعات متجانسة مع بيان وزن وعدد ومقاس وآي مواصفات أخرى لكل صنف لمنع أي تغير يحدث عند عرض الأصناف المعدة للبيع .
(3) تعد لجنة التقييم تقريرها شاملاً الكشوفات التفصيلية ممهوراً بتوقيع أعضاء اللجنة ومن ثم ترفعه للامين العام للاعتماد على أن تظل هذه الكشوفات سرية للغاية وتسلم رئيس لجنة البيع المنصوص عليها في المادة(28) ولا تفتح إلاَّ في يوم المزاد.

تكوين لجنة البيع
29. يكون الأمين العام أو من يفوضه لجنة من ذوي الاختصاص تسمى لجنة البيع للقيام ببيع الأصناف المراد التخلص منها وفقاً للإجراءات المنصوص عليها في المادة (30).
إجراءات البيع
30. (1) يجب عند البيع أن تتبع الإجراءات الآتية :
‌أ. يتم الإعلان عن الأصناف المراد بيعها في الصحف المحلية أو أي وسائل أخرى أو النشرات الداخلية في المناطق النائية متضمناً زمان و مكان المزاد وشروط دخول المزاد والشروط الجزائية .
‌ب. يجوز تحصيل رسوم حسب حجم العطاء مقابل الحصول على كراسة المواصفات أو أي خدمات أخرى يحددها الأمين العام أو من يفوضه لا ترد.
‌ج. في حالة أن يكون أعلى سعر قد بلغه المزاد دون السعر الأساسي للصنف توصي لجنة البيع بتأجيل البيع إلى مزاد آخر ويرفع الأمر للامين العام لاتخاذ مايراه مناسباً.
(2)أ) يقوم الدلالون المعتمدون في سجل الولاية وحسب توصية رئيس لجنة البيع بعرض الأصناف المراد بيعها للجمهور.
ب) يقوم بتوجيه الجمهور للمزاد عضو اتحاد الدلالين بالمنطقة المعنية حسب عقود تبرم بين الوحدة كجهة بائعة كطرف أول والدلال كطرف ثانٍ.
ج‌) في حالة عدم وجود دلال في المنطقة يقوم احد عمال الوحدة لإجراء عملية العرض .
(3)أ) يعتمد رئيس لجنة البيع السعر النهائي للصنف ويسجل رقمه على ظهر إيصال تأمين المشترى .
ب) يسجل السعر لمن يرسو علية المزاد في تذكرة البيع من أصل وصورتين ويوقع عليه عضو لجنة البيع الذي يعد التذكرة ويعتمده رئيس لجنة البيع .
ج) يسلم أصل التذكرة للوحدة باعتبارها الجهة التي يؤول إليها عائد المزاد .
د) في حالة المزادات يجوز للجنة البيع الاستعانة بالعدد الكافي من رجال الشرطة لحفظ النظام .
هـ) يحق لرئيس لجنة البيع أن يبعد أي مشترِ يحدث أي نوع من الشغب أو يخل بإجراءات المزاد .


رسوم تأمين دخول المزاد
31. (1) تحصل رسوم تامين دخول المزاد وتحدد حسب متوسط أسعار الأصناف المعدة للبيع ولا يسمح بدخول المزاد لغير حاملي إيصال التأمين.
(2) في حالة فشل المشترى في سداد القيمة حسب الشروط المحددة في الإعلان يصادر التأمين ويُحرم المشترى دخول المزادات التي تقام مستقبلاً.

تسليم الأصناف المباعة
32. (1) تسلم الأصناف التي تم بيعها ويكون أساس التسليم إيصال السداد المالي نموذج مالي رقم (15) الصادر من الوحدة ويجب أن يشتمل الإيصال على القيمة والرسوم والوصف التفصيلي للصنف المباع.
(2) إذا فشل المشتري في سحب مشترياته خلال الفترة المحددة بالإعلان تفرض عليه رسوم أرضيه 2% من قيمة المشتريات عن كل أسبوع .
(3) تصادر المشتريات التي مضى عليها أكثر من شهر، ولم يتم سحبها .

التصرف في الأصناف المعدة للبيع
33. لا يجوز للوحدة التصرف في الأصناف التي أعدت للبيع إلاَّ بموافقة الأمين العام.

رفع التقارير بواسطة رئيس لجنة البيع
34. يقوم رئيس لجنة البيع برفع تقرير شامل ومفصل للأمين العام على أن يشتمل على الأصناف المباعة التي لم تبع أسعارها وطريقة التوريد والتأمينات المصادرة وكل ما يتعلق بما تم في المزاد.
تحصيل رسوم مصلحية
35. تحصل من المشتري الرسوم التي تحددها وزارة المالية.






الفصل الخامس
تأمين وحفظ أموال الزكاة


مسؤولية رؤساء الوحدات عن تأمين وحفظ الأموال
36. يجب على الأمين العام أو الأمين حسب الحال اتخاذ كافة التدابير اللازمة لسلامة أموال وممتلكات الديوان.

التأمين على ممتلكات الديوان
37. (1) يحدد الأمين العام الممتلكات التي يلزم التامين عليها بالكيفية التي يراها مناسبة.
(2) يقوم الديوان بمتابعة إجراءات الحصول على التعويضات لدى الجهة المؤمن لديها ولا يجوز التنازل أو التسوية الجزئية لأي تعويض وفق وثيقة تأمين صادرة لصالح الديوان دون موافقة الأمين العام .
(3) يلتزم الديوان بتقديم كافة المعلومات التي تدعم مطالبته بالتعويض فور حدوث وتحقق الخطر المؤمن ضده .

حفظ النقود
38. (1) تودع جميع نقود الوحدة في خزائنها أو بالبنوك وتقيّد وفقاً للنماذج المالية المقررة أو في سجل يصادق الأمين العام على العمل به في أحوال خاصة.
(2) يجب على الجباه والعمال الآخرين الذين يعهد إليهم استلام النقود أن يقوموا بتوريدها إلى خزائن الوحدة أو البنوك في ذات يوم التحصيل، وفى الحالات التي يتعذر فيها ذلك على رئيس الوحدة أن يمدد فترة التوريد إلى اليوم التالي أو أي مده تناسب ظروف الوحدة على ألاَّ تتعدى الخمسة عشر يوماً كحد أقصى تحت الحراسة المشددة .
مفاتيح الخزينة
39. (1) تحفظ لدى الأمين العام أو الأمين المفاتيح الاحتياطية الخاصة بالخزائن.
(2) يكون مفتاح الخزينة تحت مسؤولية الصراف أو العامل في عهدته الخزينة فإذا فقد المفتاح يجب اتخاذ الإجراءات التالية:
أ) أن تختم الخزينة بالشمع الأحمر وتوضع تحت الحراسة المشددة فور اكتشاف الصراف الفقدان إلى أن ترحل محتوياتها.
ب) تفتح الخزينة بالمفتاح الاحتياطي بواسطة لجنة يكونها رئيس الوحدة وبحضور الذي في عهدته الخزينة.
ج) إذا لم يكن المفتاح الاحتياطي موجوداً لفتح الخزينة تفتح بأسهل طريقة ممكنه لاتعرضها للتلف .
(3)لا يجوز استخدام الخزينة مرة أخرى بعد نقل محتوياتها إلا إذا اعد لها قفل جديد بمفتاحين يحفظ احدهما احتياطاً بدلاً عن المفتاح الاحتياطي القديم الذي يجب إتلافه .
(4) إذا انكسر مفتاح الخزينة أو أصبح غير صالح للاستعمال يرفع الأمر لرئيس الوحده فوراً لاتخاذ مايلزم والعمل على ترتيب القفل الجديد .

مسؤولية الصراف
40. (1) تكون جميع محتويات الخزينة من نقود ومستندات ذات قيمة أو ممتلكات أخرى للوحدة محفوظة داخل حجرة الخزينة تحت مسؤولية الصراف الشخصية.
(2) لايجوز للصيارفة والعمال الآخرين الذين في عهدتهم نقود الوحدة إن يقرضوا العمال نقوداً , كما لايجوز استعمال نقود الوحدة في صرف أي شيك أو كمبيالة أو مستند قابل للتحويل .
(3)لا يجوز أن تودع في خزائن الوحدة أي نقود أوممتلكات خاصة .
(4)على الصراف أو العامل الذي في عهدته الخزينة أن يقوم يومياً بختم الخزينة بالشمع الأحمر وخاتمه.



الإجراءات التي تتخذ في حالة وفاة الصراف أو تغيبه أو اختفائه
41. عند وفاة الصراف أو العامل الذي في عهدته نقود أو في حالة إيقافه عن العمل أوعند تغيبه لأي سبب من الأسباب تمنعه من مزاولة عمل أو عند اختفائه يجب على رئيسه المباشر إخطار رئيس الوحدة الذي يقوم بتشكيل لجنة لجرد الخزينة وإبلاغ الأمين العام في الحال وان يبيّن ما إذا كانت نتيجة الجرد مطابقة للرصيد الدفتري أم لا.

العجز في الخزينة
42. إذا ظهر عجز في الخزينة يجب على العامل المسئول الذي اكتشف العجز إبلاغ ذلك في الحال كتابة للرئيس المباشر الذي عليه إخطار رئيس الوحدة فوراً ليقوم باتخاذ الإجراءات الآتية :
(1) رفع الخزينة من عهدة الصراف المسؤول عن العجز وإيقافه عن العمل وفتح بلاغ ضده .
(2) إبلاغ أمر العجز في الخزينة لديوان المراجع العام والمراجعة الداخلية بأسرع وسيلة اتصال ممكنه .
(3) يطالب المسئول عن العجز وهو تحت رقابة النيابة بسداد مبلغ العجز خلال مده لا تتجاوز ثمانية وأربعين ساعة تبدأ لحظة اكتشاف العجز .فإذا قام بالسداد يجوز للامين العام أن يطلب من وزير العدل إصدار أمر بإيقاف الإجراءات ضده .

الزيادة في الخزينة
43. إذا ظهرت في أي وقت زيادة في الخزينة يجب أن تورد تلك الزيادة بإشعار توريد لحساب أمانات ( متحصلات تحت التسوية ) وتسجل بدفتر الخزينة ثم يجرى التحقيق حولها ويعرض الأمر في الحال على رئيس الوحدة لاتخاذ القرار الذي يراه مناسباً .

إيصالات النقدية الواردة إلى الخزينة
44. (1) تعد إيصالات عن النقدية الواردة إلى الخزينة على إشعار توريد نموذج مالي إيرادات رقم (3) .
(2) لا يجوز أن يورد أي مبلغ إلى خزينة الوحدة إلا بمقتضى إشعار توريد صادر من مكاتب حسابات الوحدة التي تتبع لها الخزينة .
(3) تعد إشعارات توريد النقود إلى الخزينة بواسطة محاسب .
(4) يعد إشعار التوريد من أصل وصورتين، وعلى المحاسب أن يوقع علية بما يؤيد صحته .
(5) لا يجوز بأي حال من الأحوال تسليم دفتر إشعارات التوريد إلى دافع النقدية ويجب أن يسلم إشعار التوريد باليد بواسطة محاسب إلى صراف الخزينة أو أي عامل أخر مسموح له باستلام النقود للتوقيع على أصل الإشعار إقرارا بالاستلام .
(6) يسلم أصل الإشعار بعد توقيع الصراف بالاستلام للشخص الذي ورد النقود.
(7) يحتفظ الصراف أو الشخص المسموح له باستلام النقود بالصورة الثانية للإشعار والمستندات المرفقة معه وتبقى الصورة الثالثة بالدفتر لتعد إلى المحاسب .
(8) لا يجوز للصراف أن يستخرج بنفسه إيصالات نقود تدفع للخزينة أو التوقع على أي أنموذج غير الأنموذج المصادق علية ,ويجوز للصراف في الأماكن التي لا يجود فيها محصل أن يستلم المتحصلات بموجب أنموذج مالي رقم(15) على أن لا يقوم بتحضير دفتر حسابات معاوني التحصيل أنموذج مالي إيرادات رقم (67).
(9) تبيّن تفاصيل وافيه في إشعار التوريد تمكن من معرفة البند او البنود التى تورد إليها المبالغ المتحصلة للخزينة .
(10) يقوم المحاسب يومياً قبل توريد النقود المتحصلة بمراجعة حساب المحصل (أنموذج مالي إيرادات(67و 15))بمقارنة القيد مع صور الإيصالات التي استخرجها وان يوقع على ذلك الأنموذج في المكان المخصص لتوقيعه كما يوقع على أخر صورة من صور الإيصالات التي وردت مبالغها الخزينة فإذا اكتشف اى قصور أثناء المراجعة يقوم بتبليغ الأمر فوراً لرئيس الوحدة .
(11) يجب على المحصل أن يلصق أصل إشعار التوريد على ظهر آخر صفحة من الصور الثابتة بدفتر نموذج مالي (67) التي تكون قد وردت جملة مبالغها للخزينة.
(12) يفصل الأصل ن دفتر معاوني التحصيل ويرفق مع الصورة الثانية من إشعار التوريد التي وردت بمقتضاها جملة المبالغ المتحصلة.

قيد المتحصلات في دفتر الخزينة
45. يقيد الصراف كل مبلغ يرد إلى الخزينة في صفحة الإيرادات بدفتر الخزينة أنموذج مالي (19) مع ذكر الرقم المطبوع المتسلسل لإشعار التوريد ونمرة الصراف الشهرية التي يضعها على الإشعار واسم دافع النقود ومبلغ الإشعار .

الصرفيات
46. (1) يجب أن تنظم حالة الخزائن بحيث تكون النقود الموجودة فيها كافية لتلبية جميع الطلبات العادية المتوقعة يومياً.
(2) لا يجوز صرف أي مبلغ من الخزينة إلاّ بموجب إذن صرف أنموذج مالي حسابات رقم (1) بعد أن يوقع عليه رئيس الوحدة أو أي عامل مسؤول مفوض .
(3) يجب على الصراف أن يحتفظ في الخزينة بنماذج من توقيعات العمال المسموح لهم باعتماد الصرف على أوذنات الصرف المسحوبة على الخزينة للرجوع إليها قبل الصرف.
إعداد إذن الصرف
47. (1) يعد إذن من نسختين باستعمال الكربون ذي الوجهتين بالقلم الجاف بواسطة توقيع محاسب ولا يجوز للعامل المسئول أن يوقع على ذلك الإذن باعتماد الصرف إلا بعد توقيع محاسب آخر بما يفيد المراجعة .
(2) تبيّن في إذن الصرف تفاصيل وافية تمكن من معرفة البند أو البنود التي يخصم عليها قيمة الإذن .
(3) لا يجوز للصراف أن يقبل أي إذن صرف فيه إضافة أو شطب أو محو .
(4) بعد التوقيع على الإذن باعتماد الصراف للتأكد من عدم حدوث تغيير .

التحقق من شخصية المدفوع له
48. يجب على الصراف أن يتحقق من شخصية المدفوع له وان يسجل نمرة بطاقة الشخصية أو جواز سفره (ساري المفعول ) في إذن الصرف , وفى حالة عدم وجود هما على الصراف أن يطلب من المدفوع له إحضار ضامن معروف لديه للتوقيع مع المدفوع له على إذن الصرف .

التوقيع على إذن الصرف بتسلُم قيمته
49. (1)يجب على الصراف أن يطلب من الشخص المدفوع له، أن يوقع أمامه وفى حالة جهله بالكتابة يبصم بإبهامه على إذن الصرف .
(2)الأذونات المسحوبة بأسماء الصيارفة أو العمال المكلفين بصرف الرواتب والأجور وما في حكمها يجب صرف قيمتها للمدفوع إليهم ولا يجوز لهم أن يكلوا إلى غيرهم استلام قيمة تلك الأذونات وعلى الصراف آلا يقبل أي توكيل في هذا الشأن .
ختم إذن الصرف
50. يجب على الصراف أن يختم إذن الصرف وجميع المستندات المؤيده والمرفقة معه فور صرفه بختم (صرف).

موانع صرف أذونات الصرف
51. (1)تقدم أذونات الصرف المعتمدة إلى الصراف لدفع قيمتها بواسطة مكتب الحسابات مسجلة فى دفتر خاص بذلك، ويوقع عليه الصراف باستلام الأذونات وعلى الصراف الامتناع عن صرف أي أذونات صرف تقدم بواسطة المدفوع له
(2)لا يجوز أن تصرف قيمة أذونات الصرف التي مضى على إصدارها ستة أشهر زيادة على شهر السحب أو بعد نهاية ألسنة المالية المسحوبة فيها حتى ولو كانت المدة التي مضت على إصدارها اقل من ستة أشهر وفى كلا الحالتين يجب على الصراف أن يعيد تلك الأذونات إلى الجهات التي أصدرتها لإلغائها.
مرتجعات الخزينة
52. على الصراف توريد مرتجعات الخزينة بعد مضي شهر من تاريخ سحب المبالغ المعينة من الخزينة .

أذونات الصرف المفقودة
53. (1)إذا وصل إلى الصراف بلاغ فقدان إذن صرف مسحوب على خزينته عليه أن يسجل في الحال رقم وتاريخ وقيمة الإذن للوحدة التي سحبته في دفتر يخصص لهذا الغرض مع مراعاة إيقاف صرفة , وعليه أن يبلغ تلك الوحدة التي سحبته بإيقاف صرف ذلك الإذن , كما يجب عليه مراقبة الإذن لمدة ستة أشهر السحب والامتناع عن صرفة إذا قدم إليه خلال هذه المدة أو بعد نهاية السنة المالية المسحوب فيها الإذن أيهما اسبق على أن يبلغ ذلك للجهة التي استخرجته وإعادة الإذن .
(2) كل من يتسبب بإهماله في ضياع إذن صرف يحاسب إداريا بنسبة الضرر الذي نتج عن الإهمال وفى حالة صرف قيمة إذن الصرف المفقودة يرفع الأمر إلى رئيس الوحدة لاتخاذ مايلزم لاسترداد قيمة إذن الصرف .

قيد الصرفيات في دفتر الخزينة
54. تقيد أذونات الصرف في صفحة المصروفات في دفتر الخزينة أنموذج مالي حسابات رقم (19) حسب ترتيب صرفها مع ذكر البيانات الاتيه:
(1) تاريخ الصرف .
(2) الرقم المتسلسل المطبوع على الإذن .
(3) الرقم المتسلسل الشهري الذي يضعه الصراف على الإذن .
(4) اسم المدفوع إليه أو المدفوع إليهم .
(5) صافى المبلغ المطلوب .



ضبط حسابات الخزينة يومياً
55. (1)على الصراف أن يتحقق يومياً عند قفل الخزينة من المبلغ الذي في عهدته وذلك بإضافة الفرق بين الإيرادات ومصروفات اليوم الحالي إلى الرصيد في اليوم السابق أو خصمه حسبما يكون الحال .
(2)يجب على الصراف بعد اتخاذ الإجراءات المنصوص علبها في البند (1) أن يتأكد من صحة الرصيد بمقارنته بمبلغ النقدية الموجودة فعلاً بالخزينة فإذا تطابقا يجب أن يقيد صافى المبلغ بالحروف في دفتر الخزينة ويوقع عليه ثم يسلم دفتر الخزينة إلى رئيس الحسابات مع أذونات الصرف المدفوعة وصور إشعارات التوريد التي في حوزته .
(3) أ. يجب على الصراف إغلاق باب حجرة الخزينة، وإيقاف الصرف والتحصيل قبل ساعة ونصف من ميعا د انتهاء العمل اليومي الرسمي ,على انه يجوز لرئيس الوحدة أن يمد عمل الخزينة إذا اقتضت الضرورة ذلك إلى الوقت الذي يراه مناسباً .
ب. عند قفل الحساب اليومي يجب على الصراف أن يغلق ويختم باب حجرة الخزينة على أن يتم ذلك بحضور حرس الوحدة .
ج. لا يجوز أن يفض الختم بفتح باب حجرة الخزينة إلا بحضور حرس الوحدة.
د. لا يجوز لأفراد الجمهور وغيرهم من العاملين الدخول إلى حجرة الخزينة ويكون الصراف مسؤولاً عن أي مبالغ تفقد نتيجة لعدم الالتزام بهذا النص .
(4) يجب على رئيس الحسابات أن :
أ. يتأكد من صحة الإيرادات والمصروفات اليومية في دفتر الخزينة .
ب. يراجع العمليات الحسابية التي قام بها الصراف للتأكد من صحة النقدية الموجودة والموضحة في دفتر الخزينة .
ج. يوقع على دفتر الخزينة إقرارا بقيامه بهذه الواجبات وباستلامه أذوانات الصرف المدفوعة والصور الثانية لإشعارات التوريد والمستندات المرفقة مع الأذونات وصور الإشعارات.
د. يتأكد من أن اذونات الصرف تحمل جميع التوقيعات المطلوبة، وان الأوراق المؤيدة والمرفقة معها مختومة بختم (صرف ) وان الصورة الثانية لكل إشعار من إشعارات التوريد تحمل توقيع المحاسب الذي ورد النقدية بعد المراجعة.
مسؤولية جرد الخزينة
56. (1) يكون رئيس الوحدة أو من يفوضه مسؤول عن جرد الخزينة أربع مرات في الشهر على الأقل، وفى أيام وأوقات غير معلنه يكون ذلك بحضور محاسب كشاهد.
(2) يجب إن تكون درجة من يقوم بالجرد والمحاسب الذي يحضر عملية الجرد اعلي درجه من درجة الصراف الذي في عهدته الخزينة .

العملة المشوهة والمعيبة والمزيفة
57. (1)لا تقبل العملة المشوهة والمعيبة والمزيفة في خزائن الوحدة وتكون مسؤولية المحصل ويطلب منة أن يدفع للوحدة القيمة المتحصلة عن أي عملة مشوهة ومعيبة أو مزيفة ويحقق معه .
(2) تصادر العملة المزيفة التي تقدم للخزينة وتشوه بطريقة لا تخف معالم التزوير بمعرفة الصراف الذي ضبطها ويبلغ الأمر في الحال إلى رئيس الوحدة لاتخاذ الإجراءات الجنائية ضد مقدمها فوراً .

تسليم الخزائن
58. يجب عند تسليم خزينة من عهدة صراف إلى صراف آخر أن تجرد محتوياتها وفقاً للضوابط الخاصة بالجرد وتكون نتيجة الجرد في دفتر النقدية ويوقع عليها كل من المسلم والمستلم .

نقل النقود
59. (1) يجب على رئيس الوحدة مراعاة أن تكون النقود المرسلة بأمره بعهدة مسؤول وان يعهد بإرساليات النقود بقدر المستطاع .
(2) يكون رئيس الوحدة الذي ترسل النقود من وحداته إلى وحده أخرى أو داخل وحدته من موقع إلى آخر مسؤولاً عن اتخاذ تدابير للمحافظة على إرسالية النقود أثناء الطريق.
(3) تبلغ الخزينة المرسل إليها النقود بخبر الإرسال قبل ميعاده بوقت مناسب بأي وسيلة من وسائل الاتصال (بشفرة سريه او مكتوب سرى ) بالإضافة إلى إشعار الإرسال ويتضمن البلاغ مقدار المبلغ ونوع النقود والتاريخ المقرر إرسالها فيه .
(4)عند تكليف عامل بنقل النقود يجب تسليمها إليه بواسطة لجنة تتكون من صراف الخزينة المرسلة منها النقود والمكلف وعامل ثالث على الأقل .
(5) تحرر ثلاث نسخ من وقائع أعمال اللجنة المنصوص عليها في البند (4) وترسل النسخة الأصلية لرئيس الوحدة الذي صرح بإرسال النقود وترسل النسخة الثانية مع الإرسالية وتحفظ الثالثة في الخزينة المرسلة منها النقود .
(6) إذا عهد بالإرسالية إلى صراف الخزينة المرسلة منها النقود أو إلى نائبه فعليه أن يتبع الإجراءات المنصوص عليها في الفقرات (من1-5) .



الفصل السادس
المخــــــــــازن


60. (1) المخازن نوعان:
أ‌. مخازن المستلزمات والمواد : وهى عبارة عن المخازن التي تحفظ بها جميع المواد والمهمات والأدوات المستخدمة في الوحدة التي تقوم بشرائها وتصرفها في أداء أعمالها .
ب‌. مخازن الزكاة العينيّة : وهى عبارة عن المخازن والمستودعات والحظائر والصوامع والثلاجات التي تحفظ بها الزكاة العينية التي تمت جبايتها .
(2) تكون إدارة المخازن مسؤولة فيما يتعلق بالتخزين عن تنفيذ أحكام هذه اللائحة وما في حكمها من تعليمات.

المخزن المركزي
61. (1) يقيم الديوان مخزناً مركزياً للإشراف على طباعة جميع النماذج المالية والإدارية والسجلات وحفظها ومراجعتها وتوزيعها على كافة الوحدات .
(2)يجوز لرئيس الوحدة بموافقة الأمين العام إنشاء مخزن أو مخازن فرعية بالوحدة .
محتويات المخزن
62. (1) تحتوى المخازن على الآتي:
‌أ. أصناف مستهلكة وهى التي لا تزيد المدة المقررة لاستعمالها عن سنة أو الخامات المستهلكة في التشغيل .
‌ب. أصناف غير مستهلكة وهى التي تزيد المدة المقررة على استعمالها عن سنه.
‌ج. أصناف غير صالحه للاستعمال .
(2) يقوم أمناء المخازن بترتيب الأصناف حسب الطريقة التي تكفل سلامتها وسرعة انتظام صرفها .


الأصناف غير الصالحة للاستعمال
63. (1) تعتبر غير صالحة للاستعمال أي أصناف تقرر عدم صلاحيتها لجنه مكونه من ثلاثة أشخاص على الأقل من ذوي الاختصاصات يعنيها رئيس الوحدة .
(2)لا يجوز إعدام أو بيع أي أصناف إلا بموافقة مكتوبة من رئيس الوحدة بعد توصية اللجنة المنصوص عليها في البند (1).

العينات المقبولة
64. تسلم العينات المقبولة لرئيس لجنة البت أن يحفظ هذه العينات في مكان امن إلى أن يتم توريد كل الكمية المطلوبة .

لجان الفحص واستلام الأصناف المقبولة
65. (1) يقوم رئيس الوحدة بتشكيل لجنة لفحص البضاعة، ويراعى في تشكيلها ممثل للمشتريات والمخازن والحسابات، وفني متخصص في نوع الصنف المراد فحصه .
(2)تجتمع لجنه الفحص في الزمان والمكان المحددين في أمر تشكيلها في مدة لا تتجاوز ثلاثة أيام .
(3)عند وصول الأصناف بناء على عقود أو أمر يتم استلامها بصفة ابتدائية حتى يتم فحصها.
(4) بعد اعتماد تحضر لجنة الفحص من قبل رئيس الوحدة أومن ينوب عنه، يجب على أمين المخزن استلام الأصناف الموردة المقبول ثم يحرر أنموذج إضافة ويقدمه لمدير الإدارة المالية أو من ينوب عنه مع أنموذج الفحص للاعتماد .
(5) يكون أي عامل يصدق عليها من قبل استيفاء الإجراءات المنصوص عليها في اللائحة مسؤولاً عن النتائج المالية المترتبة على ذلك بالإضافة إلى أي مسؤولية أخرى .

اختصاصات اللجنة
66. تكون للجنة الفحص الاختصاصات الآتية:
1. فحص كامل لكل وحدات البضاعة حسب العينة المقبولة والموصفات الفينة المطلوبة.
2. التحقق من وجود العلامة التجارية .
3. التحقق من مطابقة مقادير كميات الأصناف الموردة مع الأصناف المحددة بالعقد أو أمر التوريد .
4. تحرير محضر على أنموذج الفحص والاستلام ويوقع عليه جميع أعضاء اللجنة ويعتمد بواسطة رئيس الوحدة أو من ينوب عنة .
5. تتم عملية الفحص والاستلام في مدة لا تتجاوز أسبوعاً.
6. استلام العينات المقبولة في لجنة العطاءات والتحفظ عليها إلى حين إكمال التوريد.
7. لا يجوز له أن تقبل الأصناف غير المطابقة للشروط والمواصفات المطلوبة.

اختلاف أعضاء لجنة الفحص
67. إذا وقع خلاف بين أعضاء لجنة الفحص يرفع الأمر لرئيس الوحدة، ويكون قراره نهائياً.

كيفية تخزين الأصناف
68. (1)تحفظ الأصناف بالمخازن بطريقة تكفل سلامتها، وتلائم حالة الصرف على أن تحفظ الأصناف المستعملة في مكان منفصل عن الأصناف الجديدة .
(2) تحفظ الأصناف في أماكن صالحة ومأمونة وفق مقتضيات وطبيعة الأصناف ولا يجوز أن تحفظ الموارد الكيمائية التي تتفاعل مع الموارد الأخرى في مكان واحد أو المواد التي تتأثر بالرطوبة ،كما يجب تجهيز كل مخزن بمعدات إطفاء الحريق وكافة إجراءات السلامة .
(3)عند استلام الأصناف تضاف للعهدة بموجب أورنيك إذن استلام مخازن ويجب إن يطابق مع ملخص الزكاة العينية المتحصلة به أو أمر الشراء أو العقد وترسل صورة من إذن الاستلام للإدارة المالية .
(4)يقوم أمين عام المخزن بإضافة العهدة بكرت الصنف لكل صنف على حدة والتوقيع على إضافته ويسجل كل صنف في كرت يحمل اسم الصنف ووحدة الصرف ومقدار الموجود منه والحد الأدنى والأقصى وتحديد نقطة إعادة الطلب.
(5) يقوم مدير الخازن بوضع القيمة المستلمة حسب جدول الأسعار الصادر من رئيس الوحدة في تاريخ الاستلام وترسل صورة للحسابات لعمل التسوية اللازمة.
(6) لا يجوز حفظ العينات في الشُون إلا للضرورة على ألاَّ تتجاوز فترة التخزين الفترة الضرورية مع توفير الحماية الأمنية .

الأصناف المعيبة أو القابلة للتلف
69. (1) يجب على العامل المسؤول عن الخزن فحص المخزن شهرياً من الأصناف التي لها مده صلاحية كالأمصال وبعض الأدوات والأشياء التي يمضى الوقت لعدم استعمالها كالزيوت وغيرها أو ما تتأثر بفعل التسوس ، كالحبوب أو التي تصيبها العتة كالأقمشة ورفع مذكرة عن حالتها لرئيس الوحدة لتدارك الأمر إذا دعا الحال وفى حالة تقصيره تعتبر مسؤولاً عن أي خسارة تنشاء نتيجة لذلك .
(2) لا يجوز حفظ أصناف لا تخص الوحدة بالمخازن فإذا وجد أثناء الجرد أو التفتيش تصادر ويجرى التحقيق عن سبب وجودها .
(3)(أ) يقوم أمين المخزن بإعداد كشوفات عن أي أصناف زائدة عن الحاجة أبطل استعمالها ويخشى عليها من التلف أو غير صالحة للاستعمال ابتداء من اليوم الأول من كل عام مالي وإرسالها لمدير المخازن ليقوم بدورة برفع الكشوفات لرئيس الوحدة مشفوعاً بمقترحاته حولها .
(ب) يجب على رئيس الوحدة أن يقرر إن في هذه الكشوفات خلال أسبوع من عرضها علية فإذا تقرر التخلص من تلك الأصناف بالبيع فتتبع بشأنها إجراءات التخلص من الفائض وفق أحكام هذه اللائحة.

أمناء المخازن
70. (1) يتولى الإشراف على المخازن مدير المخازن.
يعين أمين مخزن حسب حجم المخزن وقيمة المخزون وفى حالة عدم وجود أمين مخزن على رئيس الوحدة أن يكلف احد العمال لإدارة المخزن وفقاُ لأحكام هذه اللائحة إلى حين تعيين أمين المخزن.
(2) في الإدارات والأقسام التي لا يوجد بها مخزن تكون الأصناف في عهدة رئيس الوحدة أو من يفوضه ويكون مسؤولاً عن الأصناف والمهمات التي بعهدته وعليه مسؤولية حفظ الدفاتر اللازمة.
(3) يجب أن يكون أمين المخزن من العمال الذين يعملون تحت نظام الخدمة المعاشيه.

التسليم والتسلم
71. (1)عند نقل أمين مخزن أو قيامه في الإجازة السنوية تجرد المخازن التي في عهدته وتسلم لخلفه بواسطة لجنة يكونها رئيس الوحدة وتعمل هذه اللجنة وفق الإجراءات المتبعة في الجرد السنوي التي تتطلب قفل كروت المخزن ومقارنتها بسجلات الحسابات على أن يتم ذلك بحضور المستلم والمسلم .
(2)عند قيام أمين المخزن أو مساعده بإجازة قصيرة يجوز الاستغناء عن عملية التسليم والتسلم شريطة أن يوقع المستلم إقراراً معتمداً لدى مدير المخازن بان المخزن صار بعهدته .
(3)إذا قبل المستلم لأي من الأسباب أن يستلم إدارة المخزن بدون اتخاذ الإجراءات الموضحة في البندين (1) و(2) ويكون عن عهدة المخزن كما لو كان قد استلمه صحيحاً بواسطة اللجنة .

الإجازات القصيرة لأمناء المخازن
72. (1)عند قيام أمين المخزن أو صاحب العهدة في إجازة قصيرة يجوز أن يسلم كميات تكفى الطلبات العادية إلى أي عامل يعنيه رئيس الوحدة أو من ينوب عنه لحين عودة أمين المخزن. ويختم المخزن بالشمع الأحمر خاتم صاحب العهدة قبل قيامه في الإجازة .
(2)إذا اقتضت الضرورة أن يفتح المخزن أثناء غياب أمين المخزن يجب أن يتم ذلك بواسطة لجنة يصاحبها مدير المخازن لأخذ الأصناف بموجب محضر يسلم لاحقاً لامين المخزن ويختم بالشمع الأحمر بخاتم اللجنة وعند عودة أمين المخزن يفتح المخزن بحضور رئيس اللجنة .

غياب أو وفاة أمين المخزن
73. (1)إذا غاب احد أمناء المخازن بدون إخطار أو توقف عن أداء عملة أو توفى يختم رئيس الوحدة أو من ينوب عنه المخازن التي في عهدة أمين المخزن الذي ترك العمل أو توفى وتشكل لجنة من ثلاثة أعضاء يمثل فيها قسم الحسابات وأمين المخزن الذي سوف يتسلّم العهدة بعد الجرد .
(2)تجرد اللجنة الأصناف وتقارنها بكروت الأصناف وتعد قائمة منفصلة بالزيادة وأخرى بالنقصان وترفع تقريراً بذلك لرئيس الوحدة .

واجبات مدير المخازن
74. يكون مدير المخازن أو من ينوب عنه مسؤولاً عن تنفيذ إحكام هذه اللائحة المتعلقة بشؤون المخازن ومن ضبط حساباتها وتنظيم أعمالها من تسلم وحفظ وصرف ويجب عليه أن يضع نظاماً محكماً لمراقبة خروج أصناف من أبواب المخازن حتى لا تتسرب أصناف لم يصرح بخرجها .

واجبات أمناء المخازن
75. (1)يجب على أمناء المخازن التأكد من أن الأصناف التي يتسلمونها هي ذات الأصناف المعتمدة مع إثبات حالة الأصناف التالفة في محضر الستلّم وذلك بمراعاة الدقة عند التحقق من الأصناف الواردة والمصدقة من حيث عددها ومقاستها وأوزانها مواصفاتها ويكونون مسؤولين عن أي عجز أو زيادة أو اختلاف يظهر عند الجرد .
(2)يكون أمناء المخازن مسؤولين مسؤولية شخصية عن الأصناف التي في عهدتهم عن حفظها بعناية وعن صحة وزنها وعددها ومقاستها ونوعها وعن نظافتها وصونها من التلف أو الفقدان، ولا يعفى أي منهم من المسؤولية إلا إذا كان التلف أو الفقدان ناتجاً عن قوة قاهرة .
(3)يتحمل أمين الخزن مسؤولية الخسارة الناجمة عن تلف أي صنف جديد او مستعمل بسب الإهمال .
(4)لا يجوز لامين المخزن أن ينيب أي شخص في أي من أعماله إلا بعد الحصول علي موافقة مكتوبة من رئيس الوحدة .
(5)يجب على أمناء المخازن أن يخطروا مدير المخازن كتابة عن كل صنف قبل نقطة إعادة الطلب بوقت كافٍ لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتموين المخزون.

فتح وقفل المخازن
76. (1)يتسلم أمناء المخازن مفاتيح مخازن أقسامهم من رؤسائهم وعليهم أن يقوموا بفتح وقفل مخازنهم بأنفسهم.
(2) يجب على أمين المخزن عند القفل أن يختم باب المخزن بالشمع الأحمر أو أي مواد أخرى .
(3)تحفظ المفاتيح الاحتياطية للمخازن لدى الأمين العام حسب الحال .
(4)في حالة فقدان أو كسر أحد المفاتيح الاحتياطية للمخازن لدى الأمين العام أو أمين المخزن بعمل اللازم عمل مفتاح بديل ويجب علية رفع الأمر إلى رئيس الوحدة لاتخاذ الإجراءات اللازمة والعمل على ترتيب القفل الجديد .

صرف الأصناف
77. يراعى عند صرف الأصناف من المخازن أن يبدأ بصرف الأقدم أو لا ثم الذي يليه في الأقدمية حتى يكون المحفوظ بالمخازن من أحدث تاريخ .

القيد في الدفاتر
78. (1) يجب أن تتم قيد الأصناف الواردة والمصروفة في دفاتر ونماذج ومخازن الوحدة أولاً بأول.
(2) يجب أن تصرف الأصناف للاستخدام اليومي طبقاً لمعدلات أو حصص أو مقاييس مقدرة بموجب إيصالات معتمده من أصل وصورة وتقيد في دفتر خاص ويجمع في نهاية كل أسبوع أو نهاية كل شهر بحسب كل حالة .
(3) يخصم حاصل الجمع وفق أحكام البند (1) دفعة واحدة من دفتر العهد ثم يرسل الكشف وترفق معه مستندات الصرف مع صورة إذن الصرف إلى الإدارة المالية لمراجعة طبقاً للمعدلات أو الحصص والمقاييس المعتمدة والتأشير بما يفيد ذلك والخصم بموجبه من دفتر العهد ويحفظ الكشف ومرفقاته في ملف خاص للرجوع إليه عند اللزوم .
(4)يجب أن يبين في الدفتر الكميات المنصرفة حسب الحصص المقرر صرفها والجهة المستفيدة وتاريخ الصرف .
(5) يكون جميع من يتسلمون أصنافاً معدة للاستخدام مسؤولين عن استعمال تلك الأصناف للغرض المصروفة لأجله دون سواه .
(6)يجب استعمال الكربون ذي الجهتين في تحرير جميع النماذج والقسائم .
(7)لا يجوز التصحيح أو الكشط أو التحشير في الدفتر والمستندات الخاصة بالمخازن.

نقل الأصناف من عهدة إلى عامل إلى آخر
79. (1)لا يجوز انتقال العهدة الشخصية للأصناف من عامل إلى آخر إلاَّ بموافقة رئيس الوحدة وفى حالة الموافقة يتم تحرير إقرارات من أربعة صور توضح فيها الأصناف التي انتقلت عهدتها، وان توضع صورة بكل من ملفي العاملين المسلم والمستلم وترسل صورة إلى السؤول عن دفاتر الشخصية .
(2)يجب على إدارة المخازن أن تراجع من وقت لآخر مجموع كل صنف مبين بكشوفات العهدة الشخصية مع والموجود الفعلي بالمخازن أو الحظائر.
طلب الأصناف من المخازن
80. (1)تقدم طلبات صرف على الأصناف على النموذج المخصص لذلك وتكون خالية من الكشط وكل تصحيح فيها يجب أن يكون موقعاً عليه من نفس العامل الموقع على طلب الصرف .
(2)يجوز في الحالات العاجلة أن تطلب الأصناف بإشارة تلفونية أو بخطاب عادى، أو بالفاكس، أو إي وسيلة من وسائل الاتصال الحديثة .
(3)لا يجوز أن تطلب أصناف مستهلكة وغير مستهلكة بأنموذج واحد ويجب أن يحرر طلب صرف منفصل لكل منها حسب المواصفات المبنيّة في قائمة الأصناف .
(4)يجب على أمين المخزن ألاَّ ينفذ طلبات صرف أي أصناف إلاَّ إذا اعتمدها رئيس الوحدة ( أومن يفوضه) بتوقيعه ولا يجوز استخدام الختم المنقوش .

صرف الأصناف من المخازن
81. (1)يكون رئيس الوحدة مسؤولاً عن حدوث إي تأخير في صرف الأصناف ويجب عليه أن يقوم بالصرف عاجلاً وعليه أن يعيد كل طلب لمقدمة لزيادة الإيضاح إذا رأى أن أسباب الطلب غير واضحة على ألاَّ يكون ذلك سبباً في تأخير تنفيذ الطلبات العاجلة
(2)يجب أن يكون صرف الأصناف مطابقاً للكميات المصدقة بالطلب .
(3)يجوز تحديد مواعيد معينة لصرف الأصناف من المخازن بحسب ظروف العمل .
(4)لا يجوز أن تصرف المخازن أي أصناف على سبيل الإعارة أو الإيجار لأي جهة .

كيفية حفظ أُذونات الصرف
82. يحتفظ أمين المخزن بصورة من أذونات صرف الأصناف في ملف خاص وتحفظ أصول أذونات الصرف لدى الإدارة المالية للوحدة .
كيفية تعبئة الأصناف عند ترحيلها
83. (1)يجب على أمين المخزن أن يراعي الدقة فيما يتعلق بالأصناف المطلوب ترحليها لجهة أخرى ويقوم بإحكام حزمها ويتخذ جميع الاحتياطات اللازمة لضمان وصولها سالمة مع بيان نوعها ووزنها على كل طرد .
(2)يحرر بذلك محضر تعبئة من صور كافية مبيناً به محتويات كل طرد ووزن هذه المحتويات ويكون أمين المخزن مسؤولاً عن كل صنف يفقد أو يتلف قبل صوله إلى الطالب بسبب سؤ التعبئة . وفى حالة الإرساليات الكبيرة يجوز أن يشارك أمين المخزن عامل أو أكثر في تعبئة الطرود وحزمها على أن يشتركوا في التوقيع على المحضر .

مراجعة الطرود بمحطة الوصول
84. يجب استلام الإرسالية بمحطة الوصول بلجنة يكونها رئيس الوحدة ويكون أمين المخزن عضواً فيها وذلك لمطابقة محضر الجهة الراسلة مع محضر الاستلام وفى حالة وجود نقص، أو تلف، أو تلاعب يجب إخطار الجهة الراسلة.

العجز في الأصناف المرسلة من المتعهدين مباشرة
85. تستلم الإرساليات التي ترسل من المتعهدين إلى المخازن عقب وصولها مباشرة لجنة وتقارن محتويتها مع إشعار الإرسال ويحرر في الحال محضر بما ظهر من تلف، أو عجز، أو تلاعب وإخطار المتعهد فوراً وتتخذ الإجراءات اللازمة .

الصرف من مخازن الزكاة العينية
86. (1)لا يتم الصرف من المخازن إلاَّ بموجب إذن صرف مخازن مصدق علية من رئيس الوحدة أو من ينوب عنه .
(2)تتم تسوية المنصرف في الحسابات وفق الأُسس المحاسبية المنصوص عليها في هذه اللائحة .
(3) يُراعى عند الصرف من مخازن الزكاة العينية الإجراءات الآتية:
1. يجب على رئيس الوحدة معرفة الكميات المتوافرة لدى مخازن الزكاة .
2. في كل الأحوال التي يتم فيها الصرف من الوحدة يجب أن يكون الصرف بموجب مستندات صرف (إذن صرف مخازن )موقعاً عليها بالتصديق من رئيس الوحدة، أو من ينوب عنه .
3. لا يجوز للعامل الذي يحفظ دفاتر اذونات صرف مخازن، أو الذي يحررها الاطلاع على المخازن العينية أو سجلاتها .
4. يحرر إذن صرف المخازن من أصل وثلاث صور .
5. يقوم أمين المخزن المختص بصرف الأصناف وفقاً للبند (4) وتسجيلها بكرت الصنف ويحتفظ بالأصل ويرسل إلى الحسابات وترسل صورة للجهة الطالبة وتبقى الصورة الثالثة بالدفتر .

تقييم الزكاة العينية
87. (1) في الحالات التي يتم فيها تحصيل الزكاة العينية نقداً بالسعر السائد فى السوق يوم استلامها .
(2)عند تقييم مخزون الزكاة العينية نهاية السنة يستخدم متوسط سعر السوق السائد في اليوم الأخير للسنة المالية.

بيع الزكاة العينية
88. (1)في الحالات التي تستلزم بيع جزء من الزكاة العينية تتبع الإجراءات المنصوص عليها في المادة (29/88).
(2)يجوز بيع الأصناف الموجودة بمخازن الزكاة، أو الحظائر متى كانت هنالك ضرورة لهذا البيع وذلك في الحالات الآتية :
‌أ. إذا تعذر صرف الزكاة عيناً .
‌ب. إذا كان المخزون معرضاً للتلف، أو الفقدان .
‌ج. إذا لم تتوافر مخازن كافية لكثرة المخزون .
‌د. مواجهة مصروفات الزكاة الضرورية .
(3)يجب عند بيع الأصناف أن تراعى في جميع الأحوال المسائل والإجراءات الآتية :
‌أ. لا يجوز بيع سلعه، أو إي صنف بنظام البيع الأجل .
‌ب. عند بيع الأصناف النادرة وذات الطلب العلى يفضل تقسيمها، أو توزيعها على اكبر عدد من المتنافسين بواسطة لجان تكون لهذا الغرض يرأسها رئيس الوحدة
‌ج. يجب أن تحرر فواتير البيع الخاص أولاً كما يجب التأكد من أن قيمتها قد دفعت كاملة قبل صرفها، أو سحبها .
‌د. تسجيل المبيعات بدفتر الحسابات العينية وفق الأسس المحاسبية المنصوص عليها في هذه اللائحة .
‌ه. لا يجوز إرجاع أي مبيعات بعد صرفها وخروجها من مخازن الزكاة العينية واستلامها بواسطة المشترى .
‌و. أي إجراءات أخرى يرى الأمين العام إضافتها .

العجز في المخزونات
89. (1)يصدر الأمين العام من وقت لآخر المنشورات المالية التي توضح الضوابط المتعلقة بمعالجة العجز في مخازن الزكاة، أو الحظائر وذلك في حالة:
‌أ. ألاّ يكون العجز ناتجاً عن صنف ظاهر في نظام التخزين، أو الرقابة، أو نتيجة الإهمال.
‌ب. المستلزمات والعينات التي تفقد لأسباب قاهرة لايمكن تداركها .
‌ج. الخسارة التي تنجم عن السرقة، أو النفوق .
(2) مع مراعاة أحكام البند (1) تخصم قيمة العجز في المخزونات الممسوكة في حساب المخزونات بعد الحصول على المصادقة اللازمة .
 

الباب الثاني
الإجراءات المحاسبية
الفصل الأول
الحسابات


الإشراف والرقابة على حسابات الوحدة
90. (1)تقوم الوحدة بحفظ حسابات تشمل جملة العمليات الحسابية مع الوحدات الأخرى.
‌أ. حساب الأصول الثابتة : ويشمل الأراضي والمباني ووسائل النقل والأجهزة والمعدات والأثاث.
‌ب. حساب الأصول المتداولة ويشمل أرصدة النقدية في الخزائن، وفي البنوك، والمخزونات والمدينين، والأرصدة المدينة الأخرى .
‌ج. حساب الخصوم المتداولة ويشمل الدائنين والأرصدة الدائنة الأخرى .
‌د. حساب الاحتياطيات .
(2)تقوم الإدارة المالية بالإشراف على حسابات الوحدات التابعة لها .

فتح الحسابات
91. تقوم الإدارة المالية بفتح الحسابات وفقاً لموازنتها المصدقة وتعتبر الموازنة أساساً للحسابات، ويتم وفقاً لها تبويب بنود الجباية والمصارف بدفتر الحسابات.

القيد في الدفاتر والنماذج المالية
92. (1)يجب أن يؤيد أي قيد في أي دفتر، أو أي أنموذج مالي بمستندات صحيحة تحتوي على تفاصيل وافية عن العملية الحسابية .
(2)يجب إيضاح المبلغ المراد صرفه، أو تحصيله على أي مستخرج بالأرقام والحروف معاً .

الكشط والمسح
93. (1)لا يجوز إجراء أي كشط، أو مسح في الدفاتر والمستندات والنماذج المالية.
(2) في الحالات التي تستدعى تصحيح أي خطأ في الكلمات، أو الأرقام يشطب القيد المراد تصحيحه بخط واحد بالحبر الأحمر وكتابة القيد الصحيح أعلاه موقعاً عليه من العامل المسؤول مع كتابه تاريخ التصحيح بالإضافة إلى توقيع المتسلَّم إذا كان التصحيح يتعلق بمبلغ يراد تسليمه .
(3)لا يجوز لأي قسم بالإدارة المالية، أو الخزائن أن يقبل أي مستندات، أو دفتر أو أنموذج مالي به كشط، أو مسح يقدم له إذا لم يكن مستوفياً للشروط السابق ذكرها .

الملاحظات والمناقضات
94. (1)يجب على رؤساء الإدارات المالية بالوحدة الاهتمام بالملاحظات التي ترد من الأمانة العامة والرد عليها في أسرع وقت ممكن .
(2)على رئيس الإدارة أن يرسل ردة على تقرير المراجعة ألعامه وفقاً لأحكام قانون ديوان المراجعة ألعامه لسنة 1999م خلال شهر من تاريخ استلامه لذلك التقرير وان يعمل بما جاء فيه بكل عناية ودقة .
(3) يجوز للأمين العام إذا شك في صحة الحسابات أو المخازن أن يطلب إلى ديوان المراجعة العامة إيفاد مراجع قانوني لفحص الحسابات أو المخازن موضع الشك .

التسويــــــــات
95. تعد التسويات على الأنموذج المخصص لها ويوقع عليها المحاسب الذي قام بإعدادها ويفحصها مراقب الحسابات ويرجعها ويعتمدها قبل تضمينها فى الدفاتر، ويكون مسئول عن أي خطاء في تلك التسوية.

مسئولية المدير المالي والمشرف على الحسابات
96. (1)يكون المدير المالي مسؤول عن الرقابة على الحسابات .
(2)يكون الشرف على الحسابات والعمال التابعين له مسؤولين عن تنفيذ أحكام هذه اللائحة والمنشورات والأوامر المالية وعن صحة وضبط الحسابات في كل الجوانب.
قفل الحساب الشهري
97. (1)على المكاتب الفرعية أن ترسل كشفاً بحساباتها الشهرية إلى الأمين وفقاً للأنموذج رقم (6) في مدة لا تتجاوز العاشر من الشهر الذي يلي شهر الحساب.
(2)يرسل الأمين كشف حساب شهري وفقاً للأنموذج رقم (6) إلى الأمين العام في موعد لا يتجاوز الخامس عشر من الشهر التالي .
(3)تعد الإدارة المالية بالأمانة العامة كشف حساب شهري موحداً ويرفع إلى الأمين العام نهاية الشهر .

قفل الحساب السنوي
98. (1) تصفى الوحدة بقدر الإمكان الأرصدة الدائنة والمدينة قبل قفل الحساب السنوي وإرساله إلى الجهات المختصة ولا يجوز عمل أي ملاحق أو تسويات بعد إرسال ذلك الحساب إلا في حالات الضرورة القصوى .
(2)يعد كل رئيس وحدة الحساب الختامي للسنة المالية فى موعد لا يتجاوز ثلاثة شهور بعد نهاية السنة المالية .
(3)تعد الإدارة المالية بالأمانة العامة الحساب الختامي الموحد للسنة المالية وترفعه للأمين العام في موعد لا يتجاوز خمسة شهور بعد نهاية السنة المالية
(4)يرفع الأمين العام الحساب الختامي الموحد للمجلس وديوان المراجعة العامة في موعد لا يتجاوز ستة أشهر بعد نهاية السنة المالية .

 

الفصل الثاني
الجبايـــــــة


‌أ. أوعية الجباية:
99. (1)يحدد قانون الزكاة أوعية الجباية بأنواعها المختلفة وتفصلها اللوائح وتوضح إجراءات تحصيلها المنشورات التي يصدرها الأمين العام .
(2)تعد تقديرات سنوية لإجمالي الجباية المتوقعة عن كل وحدة على إن يراعى عند تحصيلها تنفيذ الإجراءات الحسابية المنصوص عليها في هذه اللائحة .
‌ب. إجراءات التحصيل النقدي :
(1)على مسؤول الجباية أن يعد إشعار توريد زكاة نقدية (أنموذج رقم(4) من أصل وصورة يبين فيه اسم المكلف ووعاء الزكاة المقدرة .
(2)يجب أن يستخرج أنموذج مالي رقم (15) لأي مبلغ مدفوع لصالح الوحدة مبيناً فيه اسم الوحدة ووعاء الزكاة واسم المتحصل وتوقيعه.
(3)على المتحصل إعادة أصل إشعار توريد زكاه (لنموذج رقم (9) مبيناً عليه نمرة أورنيك مالي (15) إلى مسؤول الجباية لحفظه بملف المكلف .
‌ج. الشيكات الواردة:
(1)لا يجوز قبول الشيكات الآجلة بأي حال من الأحوال إلاَّ بموافقة رئيس الوحدة.
(2)يحرر عن كل شيك وارد إيصال تسلم أورنيك مالي رقم(15) يسلم لمقدم الشيك مع مراعاة استعمال دفاتر منفصلة للشيكات عن دفاتر تحصيل النقدية.
(3)تتولى الإدارة المالية بالوحدة تسجيل الشيكات الواردة في سجل خاص تبين فيه نمرة الشيك وتاريخه ومبلغه واسم الساحب والبنك المسحوب علية وتسلم وتلك الشيكات في ذات اليوم لرئيس الوحدة للتوقيع على السجل بما يفيد تسلمه له .
(4)يجب أن يتأكد رئيس الحسابات في نهاية كل شهر من أن كل الشيكات الواردة في خلال ذلك الشهر قد قيدت في حساب الشهر ذاته . وذك بمراجعة السجل .
(5)تسجل الشيكات الواردة في دفتر معاوني التحصيل أنموذج مالي (67) شيكات .
(6)ترسل الوحدة الحسابية الشيكات الواردة للتحصيل في ذات يوم تسلمها، أو في مدة لا تتجاوز ثلاثة أيام من تاريخ تسلمها مصحوبة بإشعار توريد شيكات (أنموذج مالي حسابات50) في حالة التوريد إلى بنك السودان وتستعمل حافظة توريد الشيكات في حالة التوريد للبنوك التجارية .
(7)أي عامل يؤخر، أو يتسبب في تأخير وتوريد الشيكات يعرض نفسه للمحاسبة الإدارية .
الجباية المستردة
100. (1)يجوز لرئيس الوحدة أن يأمر برد أي مبلغ حصل خطأ لصاحبه متى ما أقتنع بصحة ذلك ، على انه لا يجوز له رد المبلغ إذا كان قد سدد إلى موازنة سنة مالية سابقة إلاَّ بتصديق من الأمين العام .
(2)يقدم طالب الاسترداد طلباً يبين فيه رقم و تاريخ الإيصال الذي تم بموجبة دفع المبلغ الزائد مقروناً بأصل الإيصال .
(3)تستبعد المبالغ المردودة وفقاً للبند (1) في السنة التجارية من السنة الجارية من بند الجباية المعنى .
(4) يبين فيه إذن الصرف المبالغ المردودة، والجهة التي أمرت برد المبلغ والأسباب التي دعت إلى ذلك وأي معلومات أو بيانات أخرى متعلقة به .

إجراءات التحصيل العيني
101. (1)لا يجوز تسلّم زكاة عينية إلاَّ بموجب إشعار توريد زكاة عينيّه ( أنموذج رقم( 11).
(2)على المحصل إعادة أصل إشعار توريد الزكاة العينية مبيناً رقم الإيصال إلى مسؤول الجباية للحفظ بالملف.
(3)على مسؤول الجباية أن يعد إشعار توريد زكاة عينيّة من أصل وصورة يبين فيه اسم المكلف ووعاء الزكاة والزكاة المقدرة .
(4)يتم تسلّم زكاة الزروع باورنيك مالي (7) .
(5)يتم تسلّم زكاة الأنعام باورنيك مالي رقم (6).
(6)تعد إيصالات الزكاة العينية من أصل وصورة ويعطى الأصل لدفع الزكاة بعد توقيع الجابي بتسلّم وتبقى الصورة الثانية بالدفتر .
(7)يقوم المحاسب بإدراج أورنيك (7) أو أورنيك (6) بدفتر معاون التحصيل.
(8)يقوم مسؤول الحسابات يومياً قبل توريد العينات المتحصلة إلى المخزن أو الحظيرة بمراجعة أورنيك ((7،6))مع (67) وان يوقع عليه بما يؤيد قيامه بالمراجعة وإذا اكتشف فرقاً علية إبلاغ رئيس الوحدة .
(9)على المتحصل أن يلصق الصورة الأصلية لإشعار إذن تسلّم مخازن على ظهر أخر صفحة من الصورة الثانية بدفتر (67) عيني التي تكون قد سلمت جملة كمياتها للمخزن، أو الحظيرة.

إلغاء النماذج
102. إذا حدث تشويه لأي أنموذج يحمل رقماً متسلسلاً أو ملئ بطريقة غير صحيحة ولزم إلغاؤه فلا يجوز تمزيقه أو نزعه من الدفتر بل يحفظ مثبتاً مع قسيمة أو صورته بالدفتر بعد أن يؤشر علية بكلمة ملغى على أن يقيد رقمه عند الرصد بدفتر معاوني التحصيل في التسلسل مع كتابة كلمة ملغى في خانة الملاحظات .
مستلزمات الجباية العينية
103. (1)تحسب مستلزمات الجباية العينية للزروع والإنعام والتي تحددها المنشورات المالية كقيمة مضافة وتظهر في حساب المخزون .
(2)لا يجوز خصم مستلزمات الجباية للزروع العينية للزروع والأنعام من اجمالى الجباية المحصلة كما لا يجوز تضمينها المصروفات الإدارية .
(3)يستخدم حساب وسيط تصرف علية مستلزمات الجباية العينية .
(4)لإزالة الحساب في البند (3) تضاف تكلفة مستلزمات الجباية المصروفة بجباية محصول معين أو أنعام معينة إلى قيمة أي منهما بحسب الحال .
الفصل الثالث
الدفاتر والنماذج المالية
104. تستعمل النماذج والدفاتر الواردة في القسم الأول من الجدول الملحق بهذه اللائحة للأغراض المبنيّة أمام كل منها ، ويجوز للأمين العام تعديل تلك النماذج بقرار منه .

استلام الدفاتر والنماذج المالية
105. (1)يراجع أمين الخازن بالديوان النماذج المالية مراجعة دقيقة قبل استلامها من المطبعة وان يعيد إلى المطبعة أي دفتر غير مكتمل أو ناقص أو غير متسلسل الأرقام أو به أخطاء .
(2)يجب على كل عامل يعهد إليه استلام الدفاتر والنماذج المالية من المخازن أن يراجعها مراجعة دقيقة قبل استلامها من المخازن وعلية أن يعيد إليها فورا أي دفتر غير مكتمل أو به عيوب .
(3)يكون كل عامل يستلم او يستخدم دفتراً أو نموذجاً مالياً مسؤولاً عن أي إهمال يترتب علية فقدان ذلك الدفتر أو الأنموذج أو أي أوراق منهما ويكون عرضه للمحاسبة .
(4)الإدارية بالإضافة إلى حق الديوان في الرجوع علية بالتعويض عن أي خسارة تنجم عن الفقدان وعلى رئيس الوحدة إخطار الأمين العام لإجراء النشر اللازم عن الفقدان وإبلاغ ديوان المراجعة العامة .

توزيع الدفاتر والنماذج
106. (1)تسجل كل وحده بالديوان الدفاتر والنماذج المالية فى سجل خاص وتقوم بصرفها عند الطلب، ويشتمل خطاب الصرف على بيانات الكمية المرسلة والأرقام المتسلسلة مع الحرف المميز لكل دفتر أو نموذج على أن ترسل من ذلك الخطاب صورة لديوان المراجعة العامة .
(2)يجوز لأي وحدة في حالة الضرورة أن تحصل احتياجاتها من النماذج والدفاتر المالية من وحدة أخرى على أن يخطر الأمين العام وديوان المراجعة العامة.
(3) تكون القيود في الدفاتر أو النماذج بهذه اللائحة بالحبر الجاف.
(4) لا تنزع أي صفحة من دفتر تكون صفحاته بأرقام متسلسلة ويستثنى من ذلك التي تقتضى طبيعة استخدامها نزع أصولها أو صورها .

حفظ الدفاتر والنماذج
107. (1)يجب أن تحفظ الدفاتر والنماذج المالية في مكان امن ويغلق بالقفل وتكون تحت عهدة أمين المخزن أو أي عامل آخر مسؤول .
(2)يسجل فوراً عند صرف الدفاتر والنماذج الرقم الأول والأخير من كل دفتر وتاريخ الاستلام في سجل خاص ويجب أن يوقع العامل الذي استلمه على ذلك ويدون تاريخ الصرف .
(3)لا يجوز صرف دفاتر مالية تزيد عن الحاجة وأي دفتر يستغنى عنه يجب أن يعاد إلى المسؤول من العهدة .
(4) في حالة الدفاتر والنماذج ذات القيمة والتي تكون تحت الاستخدام على الشخص المستلم مراجعة بقية القسائم غير المستخدمة وتوضيح ذلك على ظهر أول قسيمة لمن تستخدم .
(5) لا يجوز تسليم الدفاتر والنماذج المالية للمتعاونين بغرض التحصيل إلا إذا نشأت ظروف تحول دون وصول جباه الديوان إلى المكلفين كالظروف الأمنية و الظروف الطبيعية وبموافقة الأمين على ان تكون في أضيق نطاق مع وجوب المراجعة الشهرية .

ختم النماذج ذات القيمة
108. يجب أن تختم كل قسيمة من قسائم النماذج عند استلامها بخاتم الإدارة المالية بالوحدة.

مدة بقاء الدفاتر والنماذج المالية المستعملة
109. (1) يعد استخدام الدفاتر والنماذج الملية تجمع في نهاية العام مع المستندات المتعلقة بها كل من وحدة وتحتفظ في مكان امن وبطريقة تجعل الوصول إليها سهلاً.
(2) لا يجوز حرق أو إتلاف الدفاتر والنماذج المالية والمستندات الخاصة بها الواردة في القسم الأول الجزء الأول من الجدول المرفق بهذه اللائحة كما لا يجوز حرق المستندات الخاصة بالدائنين والمدنين .
(3) يجوز حرق أو إتلاف الدفاتر والنماذج وأذونات الصرف المستعملة الواردة فى القسم الأول الجزء الثاني من الجدول الملحق بهذه اللائحة بعد مضى مدة لا تقل عن خمس سنوات تبدأ من نهاية السنة التي فيها وبعد مراجعتها بواسطة ديوان المراجعة العامة وتصفية المناقصات المتعلقة بها وذلك بواسطة لجنة تشكل بقرار من الأمين العام يمثل فيها ديوان المراجعة العامة ودار الوثائق المركزية .

الفصل الرابع
الرواتب والأجور
سجلات العمال
110. (1) ترسل إدارة شؤون العاملين في بداية كل عام إلى إدارة المالية سجلات العمال المعدة من واقع ملفاتهم والموازنة المصدقة وتعتبر تصديقاً بالصرف على الرواتب خلال العام .
(2)على إدارة شئون العاملين أن تخطر فوراً الإدارة المالية بأية تعديلات تحدث خلال العام فيه سجلات العمال .

صرف الرواتب
111. (1) تصرف الرواتب للعمال في نهاية كل شهر يجوز لرئيس الوحدة ان يسمح بصرف الراتب مقدما كسلفه في الأحوال الآتية :
‌أ. عند التعيين الأول المصحوب بنقل مباشر .
‌ب. عند نهاية البعثة الدراسية داخل أو خارج القطر .
‌ج. في المناسبات العامة .
(2) تخصم سلف الرواتب على حساب المدينين ( سلف مرتبات ) بأسماء المتسلفين كما يسدد الاستقطاع لذلك الحساب .
(3)يحسب الراتب أو الأجر المستحق عن الجزء من الشهر على أساس عدد أيام ذلك الشهر.
(4)على الرغم من أحكام البند (1) يجوز للأمين العام أن يسمح بصرف رواتب العمال بمعدل نصف شهر .

الاستقطاعات من الرواتب
112. لا يجوز الخصم من الراتب أو أجور أو استحقاقات العاملين إلا في الحالات الآتية :
(1) الالتزامات المحددة بموجب القوانين المتعلقة بالخدمة العامة وهي :
‌أ. استقطاع جارى المعاش .
‌ب. استقطاع مال التامين الاجتماعي .
‌ج. استقطاع ضريبة الدخل الشخصي .
‌د. استقطاع النقابات والصناديق الخيرية .
(2) سداد النفقة بالإضافة إلى رسوم التنفيذ حسب أمر المحكمة المختصة بحيث لا يتعدى المبلغ المخصوم ربع الراتب .
(3) خصم ديون الديوان مباشرة ويكون لها أسبقية على سائر الديون الأخرى عدا النفقة الشرعية ويخطر العامل قبل استقطاع الدين من راتبه وتسدد إلى حساب المدنيين .
(4) تسدد الجزاءات التي تفرض بقرارات من مجالس المحاسبة إلى حساب العاملين عليها .
(5) تسدد المبلغ المستقطعة شهرياً حسب البند (1) و (2) للجهات المعنية فى تاريخ لا يتجاوز الخامس عشر من الشهر التالي.

طريقة استعمال سجل الرواتب
113. (1)يستعمل سجل الرواتب أنموذج رقم(13) للتسجيل ومراقبة رواتب العمال ويملا من البيانات المذكورة في سجل العمال أنموذج شئون خدمة رقم (10)الذي يعده قسم شؤون العاملين بعد مطابقته للموازنة المصدق عليها .
(2) تقيد الوظائف في سجل الرواتب حسب ترتيبها في سجل العمال وتقيد الوظائف في سجل العمال وتقيد التفصيلات في الخانات المعدة في السجل وفى حالة الوظيفة الشاغرة تترك الخانات خالية .
(3) إذا حدث أي تغير في الراتب خلال السنة نتيجة لمنح علاوة أو إحالة للمعاش أو قرار بالنقل أو بالفصل أو إلغاء الوظيفة فيجب أن يسجل في خانة الملاحظات رقم وتاريخ تصديق شؤون العاملين .
(4) يجب أن يطابق مجموع الراتب الشهري بسجل الرواتب مع مجموع خانة الراتب الشهري يسجل العمال مع إيضاح أي اختلاف بينهما في خانة الملاحظات
(5) الرواتب التي تصرف بإذن الصرف تقيد في خانة (نقداً) من سجل الرواتب أما الرواتب التي تسدد إلى البنوك فتوضع في خانة البنك من ذات السجل .
(6) يبين في سجل الرواتب جملة قبل الاستقطاع سواء صرفت تلك الرواتب فى الشهر الجاري أم لم تصرف كما تقيد الاستقطاعات في الخانات المخصصة لها في ذلك السجل ويدرج صافى الراتب في خانة المبلغ المدفوع ويتم الخصم على مصرف العاملين عليها على ان تكون جملة المبالغ المدفوعة زائداً الاستقطاعات تساوى جملة الرواتب المستحقة بسجل الرواتب .
(7) يجب أن يوقع المحاسب المختص على الرواتب بعد إعدادها كما يوقع عليه رئيس الحسابات أو الشخص المخول له بالتوقيع على الشيكات وأذونات الصرف بعد مراجعتها مع الشيك أو إذن الصرف .
(8) تبين الرواتب التي ترتد لعدم صرفها لأصحابها بالحبر الأحمر في خانة توقيع المتسلّم ويكون مجموعها النهائي هو جملة المبلغ الذي يجب توريده إلى الخزانة بإشعار توريد بواسطة الصراف .
(9) تجرى موازنة لجملة الرواتب في الشهر الجاري مع جملتها في الشهر السابق وأي اختلاف بينهما يجب إيضاحه بالتفصيل ويوقع على تلك الموازنة كل من رئيس الحسابات والشخص والشيكات .
(10) عند الإخطار بإحالة العامل للمعاش أو الاستقالة أو فصيله يبين في خانة الملاحظات آخر تاريخ استحق فيه راتباً مع ذكر الأسباب التي أدت إلى تركه الخدمة .
(11) إذا عين عامل آخر على الوظيفة الشاغرة بالاستقالة أو الفصل أو خلافه يقيد اسمه ورقمه في آخر سجل الرواتب.

الرواتب المحولة للبنوك
114. (1)لا يجوز لوحدة أن تقدم للبنك ضماناً أو تعهداً للبنك بتحويل راتب عامل. وعلى العامل الذي يطلب تحويل راتبه لأحد البنوك أن يقدم للوحدة موافقة كتابية من البنك بقبول تسلم راتبه.
(2) يرسل الشيك بجملة المبالغ المحولة مرفقاً بكشف رواتب بأسماء العاملين المستفيدين قبل خمسة أيام من تاريخ الدفع.
(3) تعد الوحدات التي لها عاملون لديهم حسابات بالبنوك كشوفات الرواتب (أُنموذج رقم 17) من صورتين لكل بنك على حدة وترصد فيها أسماء العمال حسب الحروف الأبجدية.
(4) يكون تحويل الراتب إلى البنك بمثابة توكيل للبنك بتسلُّم الراتب وينتهي هذا التوكيل بإلغاء طلب التحويل أو وفاة العامل فإذا حولت الوحدة مرتب العامل توفي العامل قبل حلول موعد استحقاقه تسترد الوحدة الراتب من البنك وتقوم بإيداعه في حساب دائنين (تركات).

صرف الرواتب نقداً
115. يسلم إلى صراف الخزينة أو من ينوب عنه إذن صرف أو شيك بصافي الرواتب مع كشوفات الرواتب في صبيحة يوم الصرف ويجب على رئيس الحسابات أومن ينوب عنه عند سحب الشيك أن يشطب عبارة (الأمر) حتى لا يصرف البنك هذا الشيك إلا للشخص المذكور.

شهادة آخر صرفية
116. 1. لا تصدر شهادات آخر صرفية (أُنموذج مالي مستخدمين رقم 8) للعمال إلا في حالات النقل أو المأمورية أو الندب.
2. تخصم رواتب العمال المنقولين من وحدة إلى أخرى على موازنة الوحدة التي نقلوا إليها من تاريخ النقل بغض النظر عما إذا كان تسلُّم العمل قد تم في التاريخ المذكور أو في تاريخ لاحق له.
3. تخصم رواتب العمال الذين يذهبون إلى مأمورية على الوحدة التي يتبعون لها.
4. يعتبر دفتر شهادات آخر صرفية من الدفاتر ذات القيمة ويجب حفظه في مكان مأمون.
5. تستخرج شهادات آخر صرفية من نسختين بالكربون ذي الوجهين وتدون فيها تفصيلات وافية عن آخر صرفية دفعت للعامل وأي استقطاعات أو ملاحظات أخرى تجب مراعاتها في صرفياته المقبلة ويوقع عليها الشخص المصرح له بالتوقيع على أذونات الصرف وتختم بخاتم الإدارة المالية المختصة وترسل فوراً بعد سفر العامل بالبريد المسجل إلى الجهة المعنية ولا يجوز تسليمها للشخص الذي تتعلق به .
6. لا يجوز دفع الرواتب بناء على إخطارات برقية ويجوز لرئيس الوحدة في حالة تأخر وصول آخر صرفية أن يمنح العامل الذي نقل إلى الوحدة سلفية خصماً على راتبه على ألاّ تتجاوز ثلثه وتخصم تلك السلفية فور وصول آخر صرفيته.

إعداد التسوية الشهرية للرواتب
117. (1) تخصم الرواتب الإجمالية المستحقة على بنود الموازنة وتسدد إلى حساب مراقبة خاص (حساب مراقبة الرواتب) بدفع الدائنين وتشمل هذه العملية جميع الرواتب المستحقة وتتم هذه العملية قبل تسلُّم كشوفات الرواتب
(2) يخصم صافي الرواتب المسحوبة بإذن صرف على حساب الدائنين مراقبة الرواتب بعد مراجعة كشوفات الرواتب مع سجل الرواتب.
(3) تخصم الاستقطاعات على حساب الدائنين وتسدد إلى جهاتها المختلفة.
(4) يسدد صافي الرواتب المستحقة والتي لم تصرف إلى حساب الدائنين (رواتب مرتجعة).
(5) عند قفل الحساب الشهري يجب أن تطابق جملة المبالغ التي خصصت على حساب الدائنين (مراقبة الرواتب) مع المبلغ المسدد لهذا الحساب ويجب ألا يظهر أي رصيد في هذا الحساب.

إعدادات كشوفات الرواتب والأجور
118. (1) تراعى عند إعداد كشف الرواتب والأجور (أُنموذج مستخدمين رقم 7) الإجراءات الآتية:
(أ) لا يترك أي فراغ بعد الاسم الأخير في كشف الأجور أو الرواتب وذلك برسم خطين متوازيين عكسيين من الاسم الأخير إلى نهاية الصفحة ويوقع الشخص الذي يصدق على كشف الأجور أو الرواتب قبل الصرف بعد الاسم الأخير بطريقة تمنع إضافة أسماء جديدة.
(ب) يحمل كل كشف للأجور أو الرواتب أرقاماً متسلسلة مطبوعة.
(ج) يدون جملة المبلغ بالحرف على السطر التالي مباشرة بعد الاسم الأخير بالكشف ويوقع على ذلك الشخص الذي يوقع على كشف الأجور والرواتب.
(د) يعين رئيس الحسابات عاملاً مختصاً بالتوقيع على كشوفات الرواتب والأجور وعلى ذلك العامل ان يتحقق من الآتي قبل التوقيع على كشوفات الرواتب والأجور.
أولا: أن المحاسب الذي قام بإعداد كشوفات الرواتب والأجور قد وقع مؤكداً صحتها.
ثانياً: أن يجري مقارنة بين الكشوفات في الشهر الجاري مع جملتها في الشهر السابق وأن يتحرى عن أي اختلاف بين الجملتين.
ثالثاً: أن يقوم بمراجعة إختبارية لبعض الأسماء المبينة في الكشوفات وفئات رواتبهم وأجورهم وعددهم كما عليه أن يستفسر عن أي تغيير في الفئات او عدد العمال مقارنة بالشهر السابق.
رابعاً: أن يقوم بمراجعة اختبارية لبعض المجاميع.
خامساً: أن يجرى مراجعة دورية كاملة من حين لآخر لكل كشوفات الرواتب والأجور للتأكد من أن الأسماء والرواتب والأجور المبينة حقيقة كما عليه أن يسجل ملاحظاته في دفتر خاص ويحفظ عند رئيس الحسابات.
(2) إذا حدثت أي خسارة مالية للوحدة نتيجة لأي أخطاء أو تلاعب في كشوفات الرواتب والأجور وكان من الممكن اكتشافه بواسطة العامل المعين بموجب البند (1/د) فإن ذلك العامل يكون معرضاً للمحاسبة الإدارية مع إلزامه بتعويض الوحدة عن تلك الخسارة.


صرف أجور العمال الموسميين
119. (1) يحفظ دفتر لكل عامل موسمي يقيد فيه عدد الأيام التي قضاها في العمل وعلى الشؤون الإدارية بالوحدة إدراج أسماء العمال في كشف الاجور (أُنموذج مالي رقم 7 مبيناً فيه الآتي):
(أ) الاسم.
(ب) الوظيفة
(ج) عدد الأيام التي عمل خلالها.
(د) راتب الشهر.
(2) أن يخصم كل الاستقطاعات من جزاءات أو نفقات أو خلافه من مجموع استحقاق العامل.
(3) يجري المحاسب قبل إعداد إذن الصرف بأجور العمال مراجعة دقيقة لكشوفات الصرف ويؤشر في ذيل كشف الأجور بما يدل على ذلك.
(4) إذا طلب أحد العمال الغائبين وقت الصرف استحقاقه على المحاسب أن يتأكد من توريد ذلك الاستحقاق للخزينة وان يستخرج إذن صرف مع الإشارة لرقم وتاريخ الإشعار الذي ورد به، ويخصم المبلغ على حساب الدائنين (أجور مرتجعة).

حساب راتب العامل الذي يتوفى أثناء الخدمة
120. إذا توفي العامل أثناء الشهر في الخدمة المعايشة يودع راتبه بالكامل عن الشهر الذي توفي فيه لحساب الدائنين، وتخطر المحكمة بذلك كما يخطر بذلك الصندوق القومي للمعاشات، أو الصندوق القومي للتأمين الاجتماعي حسب الحال.

الفصل الخامس
الخدمات العامة


121. (1) الترحيل: تخصم نفقات ترحيل المستلزمات بالعامة وترحيل العامل وأمتعته عند التعيين أو النقل أو نهاية الخدمة على بنود التسيير، وتتحمل الوحدة التي ينقل منها العامل نفقات ترحيله.
(2) تخصم نفقات ترحيل المواد التي يصدق بصرفها لصالح الفقراء والمساكين والعاملين عليها والمؤلفة قلوبهم وفي الرقاب وفي سبيل الله على بنودها حسب الحال.
(3)إيجار المباني والمركبات والآليات: تسري على المباني والمركبات والآليات التي تستأجرها الوحدة الأحكام التالية:
1) ترفع الجهة التي ترغب في استئجار أي مبنى أو مركبة أو خلافه الأمر إلى رئيس الوحدة للحصول على التصديق اللازم مع إيضاح البيانات التالية:
أولاً: اسم المالك وعنوانه.
ثانياً:شهادة من جهة فنية تؤكد العينة المطلوب استئجارها ومناسبة الأجرة المقترحة.
ثالثاً: عدم وجود بديل مملوك للديوان مناسباً للغرض المعني.
2) يجب أن يتم إبرام العقد بعد الحصول على التصديق النهائي من رئيس الوحدة المختصة.
3) يجب أن تشمل الأجرة المتفق عليها جميع الالتزامات المفروضة من السلطات المحلية على العينة المستأجرة.
4)تكون مدة سريان التصديق ستة أشهر فقط ولا يجوز تجديده قبل نهاية هذه المدة.
5)لا يجوز إصدار أي تصديق مالي بأثر رجعي لتغطية أي التزامات مالية تدخل فيها الوحدة قبل الحصول على التصديق اللازم.
6) يحرر عند استلام العينة المستأجرة محضر تبين فيها حالتها الراهنة بكل محتوياتها وقت السلم للرجوع إليه عند انتهاء العقد.
7) تحفظ الوحدة ملفاً خاصاً بالمباني والمركبات والآليات التي تستأجرها يبين فيه مفردات عقود الإيجار المبرمة.


الفصل السادس
حساب المصروفات


قيد المصروفات في دفتر اليومية العامة
122. (1) يكون القيد بدفتر اليومية العامة لتسجيل المصروفات حسب ترتيب الأرقام المتسلسلة بأذونات الصرف أو الشيكات على أن يُسْتَعمل سطر واحد لكل إذن صرف أو يستعمل شيك.
(2) يكون القيد في الخانات من 1-4 من دفتر اليومية العامة على النحو الآتي:
• تاريخ الصرف.
• الرقم المطبوع من إذن الصرف أو الشيك.
• الرقم المتسلسل بقيد الصراف بدفتر الخزينة .
• اسم المدفوع له.
(3) يقيد في إحدى الخانات من دفتر اليومية العامة مبلغ إجمالي إذن الصرف أو الشيك قبل الاستقطاعات وتقيد الاستقطاعات في الخانات المخصصة لها مع ذكر اسم الحساب الذي تسدده إليه.
(4) يجب أن تكتب في رؤوس أعمدة دفتر اليومية بنود الموازنة المختلفة وإذا كانت بنود الموازنة أكثر من الأعمدة المخصصة لها يجوز للمحاسب أن يجمع أكثر في خانة واحدة على أن توزع جملة مبالغ هذه الخانات على بنودها المختلفة في نهاية الشهر.
(5) في حالة وجود شك في معرفة بند الخصم يقيد هذه المبلغ المنصرف في خانة المدينين مؤقتاً على أن يشطب القيد بهذه الخانة ويسجل في الخانة الصحيحة في ذات السطر، وإذا ما وصلت معلومات قبل نهاية الشهر عند بند الخصم المعني تعدل المجاميع إذا كانت الخانات المعنية قد سبق جمعها.

فتح الحساب
123. (1)لا يجوز للوحدة فتح حساب خاص بالوحدة في أي بنك إلا بموافقة رئيس الوحدة.
(2) يقدم رئيس الوحدة طلبات بفتح الحسابات الخاصة بالوحدة وللبنك مصحوبة بنماذج توقيعات العاملين المطلوب اعتمادها لدى البنك وعليها التوقيعان الأول والثاني من العاملين المتعددة توقيعاتهم لدى البنك.

حفظ دفاتر الشيكات
124. (1)تحفظ دفاتر الشيكات في مكان آمن وتكون تحت مسؤولية رئيس الحسابات.
(2)تحفظ كعوبات الشيكات بمكان آمن وتحت عهدة محاسب لمدة خمس سنوات تبدأ من نهاية سنة استعمالها.
(3) لا يجوز حرق كعوبات الشيكات قبل المدة المذكورة في البند (2) إلا بعد الحصول على موافقة الأمين العام شريطة أن تكون قد روجعت بواسطة ديوان المراجعة العامة في الحالتين.

إعداد الشيكات
125. (1)عند إعداد الشيك يجب مراعاة عدم ترك فراغ به يمكن من إضافة أي أرقام أو كتابة بعد التوقيع على الشيك كما يجب أن تُبْدأ كتابة المبلغ المدفوع بالحروف والأرقام في أول السطور المخصصة لذلك على أن تنتهي كتابة المبلغ بكلمة فقط.
(2) يجب أن تُطبع الشيكات بالآلة الكاتبة ولا يجوز إحداث أي كشط أو تعديل فإذا حدث خطأ يُصحح ويُوقع الشخصان الموقِعان على الشيك ، أما إذا حدث خطأ يصعب تصحيحه فى إعداد الشيك فيجب إلغاؤه وحِفظه فى مكانه بالدفتر بعد أن يؤشر عليه بكلمة ملغى .
(3) في حالة استعمال الشيكات التي تحمل خطين متوازيين لسحب نقدية من البنك لتوريدها لخزينة الوحدة أو أي أسباب تستدعى الدفع نقداً يُفتح الشيك بكتابة عِبارة (أدفع نقداً) بين الخطين المتوازيين ويُوقع على هذا الأمر الشخصان الموقعان على الشيك .
(4) يورد المبلغ المسحوب من البنك إلى الخزينة في ذات اليوم الذي سُحب فيه وتُرفق النُسخة الأصلية لإشعار التوريد مع مستندات الشيك الخاص به .
(5) يجب على رئيس الحِسابات أن يُراجع يومياً كعوبات الشيكات المسحوبة ويؤشر على دفتر تسِجيل الشيكات المسحوبة بما يفيد قِيامه بهذه المراجعة .
(6) تُخصم قيمة الشيك المسحوب باسم الصراف لأي دفعيات مختلفة على حِساب خاص بالمدينين (حِساب حركة نقود) ويقيد المبلغ باسمه شخصياً وعند توريده إلى الخزينة يسدد إلى نفس الحِساب كما يجب ألا يظهر أي رصيد في هذا الحِساب عند قفل الحِساب الشهري .
(7) إذا كان المدفوع لهم عُدة أشخاص يشملهم بنك واحد يُحرر شيك باسم البنك بجملة المبالغ المستحقة للجميع ويُرسل كشف مع الشيك يُبين فيه أسماء أصحاب الحق ومبالغهم ويُوقِع عليه الشخصان الموقعان على الشيك .

إعداد أمر دفع الشيكات
126. (1) تعد الحسابات بالوحدة (أنموذج مالي حِسابات رقم 17) لسحب المبالغ المُراد صرفها بشيكات ويُعطى هذا الأُنموذج رقماً متسلسلاً من بداية كل سنة مالية .
(2) يخصص الأمين العام أو الأمين عاملاً أو أكثر للتصديق على الأُنموذج على أن يكون أولئك العاملون مصرحاً لهم بالتوقيع الأول على الشيك .
(3) يكون العامل الذي وقع التوقيع الأول على أمر الدفع مسؤول عن صحة البيانات المدونة في أمر دفع الشيكات (أُنموذج مالي حِسابات رقم 17) على أن المبلغ المراد صرفه لا يُحدث تجاوزاً في رصيد البنك وعليه أيضاً أن يستوثق من صحة البيانات والمستندات وهذا لا يعفى العامل الذي وقع على أمر الدفع توقيعاً ثانياً أو المحاسب الذي أعداه من المسؤولية .

التوقيع على الشيكات
127. (1) يُحدد رئيس الوحدة الوظائف التي يجوز لشاغلها طلب دفاتر شيكات وكذلك الوظائف التي يجوز لشاغلها التوقيع على الشيكات توقيعاً أولاً وثانياً .
(2) يُحدد بقدر الإمكان عدد العُمال المسموح لهم بالتوقيع على الشيكات على ألا يزيد عن أربعة عُمال تُجدد توقيعاتهم سنوياً .
(3) يرسل إلى البنك ثلاثة نماذج من توقيعات العُمال المختارين للتوقيع على الشيكات لاعتمادها ويُحدد في طلب دفتر الشيكات التاريخ الذي يبدأ منه توقيع كل عامل ونوع ذلك التوقيع أولاً أو ثانياً.
(4) في حالة حدوث تعديلات دائمة أو مؤقتة بين شاغلي الوظائف الصرح لهم بالتوقيع على الشيكات على الوحدة إخطار البنك المعنى باسم العامل المطلوب اعتماد إلغاء توقيعه.

فقدان الشيك
128. (1) إذا فقد شيك ترسل الوحدة فور علمها بذلك إخطارا إلى البنك المسحوب عليه لإيقاف صرفه .
(2) يجب أن تتخذ التدابير الآتية حسب الحالة قبل تحرير شيك جديد بالمبلغ ،فإذا فقد الشيك من:
(أ) البنك المسحوب عليه :يتعهد ذلك البنك كتابة بتحمل كلما يترتب على ضياع الشيك إذا قام بدفعه.
(ب) المسحوب باسمه :يقدم ذلك الشخص ضمانا لمدة ستة شهور من تاريخ سحب الشيك المفقود .
(ج) احد العمال دون قصد جنائي ولم يكن هو صاحب الحق في قبض قيمته أو فقد الشيك من الصراف أو العامل المنتدب لصرف الرواتب قبل تسلم قيمته يخطر البنك المسحوب عليه لإيقاف الصرف ولا يجوز تأخير تحرير الشيك البديل .
(3) كل من يتسبب بإهمال في ضياع شيك يتحمل مسؤولية أي أضرار تترتب على الفقدان.

توريد فائض الخزينة
129. (أ) تتخذ الإجراءات الآتية عند توريد فائض الخزينة إلى البنك :
يخصم بقيمة إذن الصرف المسحوب على الخزينة على حساب (حركة نقود) فى حساب المدينين باسم الصراف أو باسم الشخص المسحوب الإذن بالسداد لحساب الخزينة .
(ب) يلصق إيصال البنك على ظهر صورة إذن الصرف بالدفتر ويراجع رئيس الحسابات يوميا صور أذونات الصرف وإيصالات البنك الملصقة على ظهرها مع دفتر الخزينة ويؤشر على الدفتر المذكور وعلى تلك الإيصالات بما يفيد قيامه بهذه المراجعة .
(ج) عند تسلم إشعار سداد من البنك يخصم المبلغ المورد إلى البنك على حساب البنك بالسداد إلى حساب (حركة نقود) باسم الصراف ويجب ألا يظهر أي رصيد في هذا الحساب عند قفل الحساب الشهري .

موازنة البنك
130. (1) يفتح دفتر لحساب موازنة البنك في الوحدة ترصد في الجانب المدين منه مبالغ الشيكات الواردة التي ترسلها الوحدة إلى البنك لتحصيل قيمتها كما تقيد في الجانب الدائن مبالغ الشيكات المسحوبة على البنك .
(2) يعد المحاسب عند وصول كشف حساب البنك في نهاية الشهر موازنة حساب البنك على النحو التالي :
(أ) يقيد في الجانب المدين لحساب البنك المبالغ الآتية إن كانت مضافة لرصيد البنك:
أولاً: المبالغ المحولة.
ثانياً: المبالغ المسددة نقداً.
(ب) يقيد في الجانب الدائن المبالغ المخصومة من رصيد البنك نظير العمولة أو خطابات التحويل الصادرة من الوحدة أو أي خدمات أخرى .
(3) يستخرج المحاسب بعد قيد العمليات المذكورة في الفقرة (ب) في دفتر حساب البنك رصيد ذلك الحساب ويطابقه مع الرصيد المبين في كشف البنك و أي اختلاف بين الرصيدين يكون إما بسبب إضافة قيمة شيكات واردة لرصيد البنك أو لعدم خصم قيمة شيكات مسحوبة لم تقدم للبنك من الرصيد أو للسببين معاً ولإجراء الموازنة بين الرصيدين تضاف قيمة الشيكات الواردة التي لم تُضَف في كشف الحساب إلى مبلغ الرصيد المبين فيه كما تخصم من مجموعها قيمة الشيكات المسحوبة التي لم تقدم إلى البنك تُسلَّم قيمتها ،وحاصل هاتين العمليتين يجب أن يطابق الرصيد بدفتر حساب البنك ،و إذا اظهر كشف البنك حساباً مكشوفاً (وهذا عادة يطبع باللون الأحمر )تعكس العمليتان السابقتان بحيث يضاف إلى حساب الرصيد المبين كشف حساب البنك قيمة الشيكات المسحوبة التي لم تقدم إلى البنك وتخصم من مجموعها قيمة الشيكات الواردة التي لم تقيد في كشف حساب البنك.
(4) تعد فوراً بعد وصول كشف البنك موازنة البنك بالحبر الأحمر في الدفتر الذي يقيد فيه ذلك الحساب على الصفحات التالية للشهر المعنى على ألا يتجاوز إعدادها اليوم العاشر من الشهر التالي ويوقع عليه العامل المصرح له بالتوقيع الأول على الشيكات.في حالة إعداد موازنة حساب البنك في الشهر الذي يلي الشهر الخاص بالموازنة ويجب التأكد من أن كل الشيكات في موازنة الشهر السابق قد أدخلت في الحساب وتراعى على وجه الخصوص الشيكات الواردة فإن ظل واحد منها أو أكثر بارزاً يُجرى تحقيق فوري لمعرفة الأسباب التي حالت دون إدخالها في الحساب وإخطار رئيس الوحدة وديوان المراجع العام.

حفظ المستندات المالية
131. (1)تحفظ الدفاتر والمستندات المتعلقة بالسنة المالية والمؤيدة لكل العمليات الحسابية سواء كانت خاصة بالموازنة أو أي حسابات أخرى والمرفقة مع أذونات الصرف وإشعار التوريد أو التسويات في أماكن آمنة بطريقة تمكن من الرجوع إليها بسهولة.
(2) لتحقيق ما جاء في البند (1) يُخصص في الوحدة مكان أو مخزن لحفظ هذه المستندات ويُكلف أحد العمال بمهمة حفظها وترتيبها كل حسب موضوعه أو الحساب الذي ينتمي إليه وذلك بعد فرزها وربطها في مجموعات ويلصق بكل مجموعة منها بطاقة تبين محتوياتها وتعطي كل بطاقة رقماً متسلسلاً يبدأ بالرقم (1) من كل شهر على حدة وتقيد سنوياً في دفتر لهذا الغرض.
(3)يجب على رئيس الحسابات أن يتأكد من وصول كل المستندات إلى المخزن بعد انقضاء المدة المعقولة لتداولها وإذا دعت الحاجة للرجوع إليها يحصل العامل المسؤول عن حفظها على توقيع المستلم في المكان المخصص لذلك بالدفتر وبعد الفراغ منها تعاد للشخص المسؤول عن المخزن ليسجل تاريخ إرجاعها تحت توقيعه.
(4)في حالة فقدان أي من المستندات المذكورة أعلاه أو الإهمال في حفظها يكون رئيس الحسابات أو العامل المنوط به حفظها حسب الحال مسؤولاً عن ما يترتب على ذلك
(5)يستخدم جهاز الحاسوب في حفظ المعلومات والبيانات الخاصة بالوحدات في إطار فيسهل استرجاع المعلومات عند الحاجة إليها.



الفصل السابع
حساب دعم الوحدات


132. (1) يقصد به الدعم المقدم من الرئاسة إلى الوحدات ويشمل الدعم النقدي والعيني للصرف على بنود الموازنة .
(2) يجب أن يحمل هذا الدعم بحسابات الرئاسة في حساب مدين تحت اسم (جارى دعم الوحدات).
(3) يُقيد هذا الدعم في حسابات الوحدات دائنا تحت مسمى (دعم الرئاسة) ولا يجوز قيده في حساب الدائنين .
(4) في حالة الصرف بالوحدة يجب أن يحمل على بند الموازنة المعنى بالدعم .
(5) ترسل كل وحدة إلى الرئاسة كل ثلاثة أشهر كشفا تفصيليا يُبين دعم الرئاسة وذلك بغرض المطابقة .
(6) يجب أن يكون مجموع مفردات حساب دعم الرئاسة (بالوحدات) والذي يظهر في الجانب الدائن في الحسابات الختامية مساويا لمجموع مفردات حساب جارى دعم الوحدات بالرئاسة في الجانب المدين .

حساب نصيب الرئاسة
133. (1) يقصد بنصيب الرئاسة تلك النسبة التي يحددها المجلس من أنصبة المصارف والمصروفات الإدارية لتصرف مركزيا ويشمل النقدي والعيني.
(2)تقيد بحسابات الوحدة كل التحويلات الخاصة بأنصبة الرئاسة في الجانب المدين في حساب ( نصيب الرئاسة ) وتقيد نفس المبالغ المحولة في الجانب الدائن في حساب ( نصيب الرئاسة) بحساب الأمانة العامة للديوان .
(3)لا يجوز للوحدات الصرف من نصيب الرئاسة إلا بتصديق من الأمين العام أو من يفوضه وبعد إكمال دورته المستندة بالأمانة العامة .
(4)ترسل كل وحدة إلى الرئاسة كل ثلاثة أشهر كشفا يوضح حساب نصيب الرئاسة بغرض المطابقة.


الفصل الثامن
مسك الدفاتر


دفاتر قيد العمليات المحاسبية وحصرها
134. (1) تستخدم الدفاتر المبينة في القسم الثاني من الجدول المرفق بهذه اللائحة لقيد العمليات المحاسبية .
(2) تستخدم كل وحدة حسابية بالديوان مجموعة دفترية تشمل /دفتر اليومية العامة ودفتر الأستاذ العام ودفاتر الأستاذ المساعد .
(3) تقيد العمليات الحسابية بدفتر اليومية العامة من التسويات على أن تخصص فيه خانة لكل حساب تكون ذات شقين (دائن ومدين ).
(4)يجب التأكد من أن التسوية معتمدة من رئيس الحسابات أو نائبه قبل تسجيلها في دفتر اليومية العامة وترقم التسويات بأرقام متسلسلة وتقيد كل تسوية في سطر واحد ويكتب تاريخها ورقمها .
(5) تعرض التسوية بعد تسجيلها بدفتر اليومية العامة على المحاسبين المسؤولين عن مسك الدفاتر المساعدة والتحليلية المختلفة لقيدها بالحسابات الخاصة.
(6) تجمع كل الخانات في دفتر اليومية العامة في نهاية كل شهر وترحل الأرصدة شهرياٍ إلى دفتر الأستاذ العام .
(7) تجرى مطابقة كل الحسابات في الدفاتر المساعدة والتحليلية المختلفة مع دفتر اليومية العامة قبل قفل الحساب الشهري.


دفتر متابعة إعتمادات الموازنة
135. (1) يحفظ دفتر متابعة تسجل فيه تسجل فيه الاعتماد المخصصة لكل بند أو قسم من أقسام بنود الموازنة للصرف منه بمقتضى عقود اتفاقيات أو ارتباطات وذلك للتأكد من أن الصرف يتم في حدود المبالغ المعتمدة.
(2) تخصص صفحة لكل بند ويبين فيها اسم البند والاعتماد المصدق عليه في الموازنة وأي تعديلات تطرأ على الاعتماد خلال العام.
(3)يقيد في الصفحة المخصصة لكل بند وتحت أرقام مسلسلة بيانات وافية عن كل عقد أو اتفاق أو ارتباط تقرر إبرامه والصرف عليه كما يقيد في الصفحة أيضا كل مبلغ يتم صرفه أو تسويته بالخصم على ذلك البند دون أن يكون هناك سابق ارتباط على الصرف.
(4)تترك بين كل قيد وآخر في سجل سطور كافية على طول الصفحة لإدخال المبالغ المنصرفة تنفيذاً للعقد أو الارتباط.
(5)يؤشر المسؤول عند حفظ هذا السجل بإدارة الموازنة ورئيسه على كل عقد واتفاق جديد قبل إبرامه بأن يرصد الاعتماد ويغطي العقد أو الاتفاق أو الارتباط.
(6)لا يجوز للوحدة أن تتدخل في عقود لا تسمح بها اعتمادات الموازنة.

دفتر عقود المقالات
136. يفتح دفتر تسجل فيه كل العقود التي تبرم بين الوحدة والمقاولين يحوي كل البيانات الخاصة بالعقود وكل المبالغ التي تصرف .

إنشاء دفاتر جديدة للحسابات أو تعديل الدفاتر المقررة
137. (1)لا يجوز لرئيس الحسابات ان ينشئ دفاتر جديدة للحسابات أو يدخل تعديلاً على الدفاتر المقررة أو يفتح حساباً غير المصدق به قبل الحصول على موافقة بذلك من الأمين العام.
(2)تحفظ الدفاتر بناية ونظافة ولا يجوز إجراء أي محو أو كشط بها أو كتابة عليها بأقلام متعددة الألوان وأن يراعى إجراء أي تصحيح أو يوقع المحاسب المسؤول عن الدفع مع إثبات التصحيح أسفل التوقيع ولا يجوز أن تترك سطور أو صفحات خالية بالدفتر وتقيد العمليات بين السطور.
(3)يمسك الدفتر الشخص المكلف وفي غيابه يمسكه من يكلف رسمياً ويكون مراقبو ومفتشو رؤساء الحسابات مسؤولين عن صحة الحسابات وعليهم القيام بمراجعة دفاتر الحسابات لتأكد من صحتها.



الفصل السابع
حساب المخزون


138. (1)يجب على الوحدة أن تخصم قيمة المشتريات والأدوات وغيرها من الأصناف على الموازنة المصدقة وتقيد هذه الأدوات في العهدة بالكمية.
(2)تخصم التكلفة الكلية للأصناف حتى وصولها المخزن على البند المخصص بالموازنة مع مراعاة الآتي:
(أ) يجب أن يؤيد كل الوارد والمنصرف من المخازن بمستندات معتمدة لدى المسؤولين .
(ب) أن تخصص خانة منفصلة لكل صنف في كل جانب من جانبي دفتر المخازن نمرة (22) ليسجل فيها الوارد والمنصرف من ذلك الصنف.
(2)يراعى تطبيق أحكام المنشورات المالية التي يصدرها الأمين العام من حين إلى آخر فيما يتعلق بشراء الأدوات والأصناف الأخرى التي تحتاج إليها الوحدة.

المشتريات المحلية
139. (1)يجب أن تخضع الأصناف التي يتم شراؤها من السوق المحلي لشروط الشراء والتعاقد المنصوص عليها في هذه اللائحة. كما يجب مراجعتها مع استمارة التسليم والفاتورة وصورة طلب الشراء وعلى أمين المخزن أن يحضر مستنداً ولابد من صورتين يوضح فيه نمرة طلب الشراء باسم المورد ويوقع عليه.
(2)تقيد المشتريات في جانب الوارد من دفتر المخازن وتحفظ صورة من المستند في المخزن وترسل الصورة الثانية وبرفقتها الفاتورة واستمارة التسليم وشهادة الفحص إلى المحاسب الذي عليه أن يتأكد قبل الدفع من أن المستندات صحيحة.
(3)لا تضاف للعهدة الأصناف المستهلكة قليلة القيمة من السوق المحلي وعلى أمين المخزن أن بقر في الفاتورة بتسلمه الأصناف ويوقع على هذا الإقرار أو يحرر إقرارا أو شهادة مصدقاً عليها من المسؤول بأن الصنف قد تُسلم واستعمل استعمالاً مباشراً.

جرد المخازن
140. (1) تجرد المخازن مرة في السنة على الأقل، ويفضل جردها كل ثلاثة شهور إذا تيسر ذلك ويتم هذا الجرد بواسطة لجنة يكونها رئيس الوحدة برئاسة أحد مساعديه الفنيين ويكون من بين أعضائها ممثل للمخازن من الحسابات.
(2)تراجع اللجنة الخاصة بها ومع دفتر العهدة على أن يوقع رئيس تلك اللجنة وأعضاؤها على الكروت وعلى ذلك الدفتر بما يفيد قيامهم بالمراجعة .
(3)ترفع اللجنة المذكورة تقريراً لرئيس الوحدة عن أي عجز أو زيادة في الأصناف التي تمت مراجعتها وعن أي مخالفات تكتشف أثناء الجرد لمعالجتها فوراً.
(4)يجب جرد المخازن نهاية كل سنة مالية للتأكد من قيمة المخزون الفعلية في موعد لا يتجاوز نهاية الشهر الأخير ولا يؤثر ذلك على ما هو متبع في بعض الولايات التي تطبق نظام الجرد المستمر خلال السنة.
(5)لا يجوز للجنة المكونة بموجب البند (1) تسوية العجز في بعض الأصناف الموجودة مقابل الزيادة في أصناف مماثلة وبنفس الكمية.
(6)ترفع تلك اللجنة تقريرها إلى الأمين العام متضمناً الآتي:
(أ) الحالة العامة للمخازن.
(ب) صحة كميات المخزون الموجودة بالمخزن أو في أي مكان آخر بعد مطابقتها مع كروت الأصناف ودفتر العهدة وقائمة الأصناف.
(ج) حالة المخزونات.
(د) الأصناف التي تحتاج إلى وقاية خاصة.
(هـ) الفروقات التي تكتشف خلال الجرد.
(و) الأخطاء في القيد بالسجلات أو في طريقة التخزين أو أي مخالفات أخرى.
(ز) أي توصيات لتلافي الأخطاء وتذليل العقبات بالمخازن.
(ح) أي توصيات عن أي مخزونات تكتشف زائدة عن الحاجة أو غير مرغوب فيها.
(7)تضاف كل الزيادات التي تكشف أثناء الجرد إلى العهدة مباشرة أما العجز فيبلغ أمره فوراً إلى الأمين العام أو الأمين للتحقيق وإصدار تعليمات بشأنه.
(8)ترفق شهادات الجرد مع الحساب الختامي بصورة إلى ديوان المراجعة العامة ويوضح في تلك الشهادات القيمة الفعلية لكل المخزون في الوحدة الحسابية المعنية.
(9) تحفظ كشوفات الجرد مع إجراءات اللجنة للمراجعة ولا ترسل مع الحساب الختامي.



الفصل العاشر
حساب الدائنين ( الأمانات )


حفظ المبالغ المستحقة على الوحدة وتصفيتها
141. حساب الدائنين (الأمانات) من الحسابات الوسيطة التي تحفظ بها المبالغ المستحقة على الوحدة ويجب تصفية هذه المبالغ أولاً بأول ومراعاة الآتي:
(أ) عند صرف أي مبلغ من حساب الدائنين (الأمانات) يبين في إذن الصرف أو المستندات المؤيدة للشيك رقم الصفحة بدفتر مفردات الدائنين المقيد بها المبلغ المراد صرفه ويوقع على ذلك المحاسب المسؤول ومدير الحسابات كما يكتب على نفس الصفحة رقم تاريخ إذن الصرف أو الشيك الذي صرف بموجبه المبلغ .
(ب) يكون طلب صرف أي أمانة مصحوباً بالإيصال الذي أعطى لصاحبه وفي حالة فقدان الإيصال يوقع صاحب الأمانة على إقرار يتعهد فيه بإعتبار الإيصال المفقود (ملغي) ولا يعمل به إذا تم العثور عليه.

دفاتر حساب الدائنين (الأمانات)
142. (1)تقيد كل المبالغ التي تسلم أو تصرف من حساب الدائنين (الأمانات) في الدفاتر الآتية:
(أ) دفتر يومية الدائنين وتقيد فيه المبالغ إجمالياً.
(ب) دفتر مفردات الدائنين (أُنموذج مالي حسابات رقم 23) تقيد فيه المبالغ بالمفردات وتخصص صفحة لكل شخص أو حساب على حدة تقيد بها تفاصيل وافية عن كل عملية حسابية.
(2) ويجب مطابقة الأرصدة في دفتر يومية شهرياً مع الأرصدة في دفاتر المفردات، وذلك بعد أن تعد كشوفات الأرصدة في حسابات الدائنين (الأمانات) الفردية كل حسب بنده بحيث تكون جملة كل بند مطابقة للرصيد المقابل لها في دفتر اليومية وأي فرق بينهما يجب أن تبحث أسبابه ويسوي قبل قفل الحساب الشهري.


إعداد كشوفات شهرية بالأرصدة من دفتر (مفردات الدائنين)
143. (1)تعد الوحدة كشوفات شهرية بالأرصدة في أستاذ مساعد الدائنين كل بند على حده وتحفظ مع كشف الحساب الشهري كجزء لا يتجزأ منه وعلى رئيس الحسابات أن يتأكد من أن الرصيد المدرج لكل بند من بنود الدائنين مطابق للرصيد المقابل له في دفتر اليومية كما يتأكد من أن مجموع الأرصدة في دفتر اليومية مطابق للرصيد المدرج في كشف الحساب الشهري.
(2)يفحص رئيس الحسابات شهرياً الكشوفات الفردية لحساب الدائنين وتتخذ الإجراءات اللازمة ن لتصفيتها أولاً بأول.

المبالغ المتحصلة كتأمين
144. (1)تخصم من كل صرفية مستحقة للمقاول نسب معينة لضمان سلامة العمل الذي قام بتنفيذه وحفظ جملة المبالغ المستقطعة في هذا الحساب إلى نهاية مدة العقد .
(2)توضع المبالغ التي يدفعها المقاولون أو المتعهدون وغيرهم ضماناً للقيام بعمل للوفاء بالتزام في حساب الدائنين (تأمينات) لحين ردها لأصحابها.

أموال التركات
145. (1) تدفع أموال التركات إلى إدارة المحاكم وتخطر محكمة الأحوال الشخصية المختصة بتفاصيل تلك المبالغ.
(2)لا يجوز الصرف في أموال التركات المنصوص عليها البند (1) قبل دفعها لإدارة المحاكم إلا بموجب قرار صادر من المحكمة وعند صرف أي مبالغ من هذه الأموال يجب كتابة نمرة وتاريخ مصادقة قاضي محكمة الأحوال الشخصية المختص على إذن الصرف.

النافذة الشرعية
146. (1)تسدد الاستقطاعات من رواتب العاملين مقابل النفقات الشرعية حسب أمر محكمة الأحوال الشخصية المختصة إلى حساب دائنين ( النفقات الشرعية) ويجب تصفيته أولاً بأول.
(2)تحول النفقة الشرعية في اليوم الأخير من الشهر وترسل بشيك أو بحوالة بريدية باسم المحكوم له عن طريق قاضي الأحوال الشخصية المختص وتخصم رسوم التحويل من مبلغ النفقة.
(2)لا يوقف استقطاع النفقة ولا تعدل المبالغ المستقطعة إلا بأمر من قاضي محكمة الأحوال الشخصية المختص.

استقطاع المعاش والتأمين الاجتماعي
147. يسدد استقطاع المعاش أو التأمين الاجتماعي من رواتب العاملين بالخدمة المعاشية أو التأمين الاجتماعي إلى حساب الدائنين ( استقطاع المعاش واستقطاع التأمين الاجتماعي ) ويراعى تسديد جملة الاستقطاعات شهرياً إلى الصندوق القومي للمعاشات أو الصندوق القومي للتأمين الاجتماعي حسب الحال.

الرواتب المرتجعة
148. توضع الرواتب التي لم تصرف لأصحابها في حساب الدائنين(رواتب مرتجعة).

دائنون ( مختلفة )
149. توضع مبالغ الدائنين التي لا تندرج تحت أي من حسابات الدائنين المذكورة أعلاه في حساب ( دائنون مختلفة ).

الصرف من حساب الدائنين
150. يجب قبل الصرف من حساب الدائنين أن:
‌أ. تسدد التأمينات المؤقتة والمرفقة مع العطاء لحساب الدائنين ( تأمينات بأسمائهم).
‌ب. ترد التأمينات المؤقتة المذكورة في الفقرة (أ) إلى أصحاب العطاء غير المقبولة بالخصم على الدائنين تأمينات بأسمائهم ولا يجوز رد قيمة أي شيك كتأمين مؤقت إلا إذا وصل إشعار من البنك بما يفيد تحصيل قيمته وإضافتها إلى حساب الوحدة .
‌ج. ترد تأمينات الضمان فور قيام المتعهد بتنفيذ تعهداته حسب شروط العقد المبرم معه بناءً على شهادة العامل المسؤول بما يفيد انجاز العمل حسب شروط العقد.
‌د. يسحب من المتعهد في حالات رد التأمينات إيصال دفع المبلغ ويرفق مع اذن الصرف أو الشيك.
‌ه. يرد المبلغ المحجوز لمقابلة الخسائر التي تحدث بعد تُسلم العمل عند انتهاء مدة التحوط بناءً على شهادة من العامل المسؤول.

الإخطار بالصرف
151. يُخطر الدائن بالحضور لصرف أي مبلغ مستحق له عند زوال الأسباب التي منعته من الصرف.

متحصلات تحت التسوية
152. (1)يوضع في حساب الدائنين (متحصلات تحت التسوية) المبالغ الآتية
‌أ. المبالغ التي تسدد للوحدة وتتعذر تسويتها حينها لعدم معرفة حساباتها المختصة على أن تصفى من حساب الدائنين بالسداد إلى الحسابات المختصة عند معرفتها.
‌ب. الإيرادات المقدرة عن سنة مالية مقبلة والتي حصلت مقدماً على أن تصفى من حساب الدائنين بتسويتها في حساب الشهر الأول من السنة المالية المقبلة.
(2)يجب على مديري ومراقبي ومفتشي ورؤساء الحسابات العمل على تصفية المبالغ التي توضع في هذا الحساب شهرياً كما عليهم فحص كل المبالغ المتبقية في هذا الحساب عند قفل حساب شهر نوفمبر والعمل على تصفيتها قبل قفل الحساب الختامي للسنة المالية.

الفصل الحادي عشر
حساب المدينين (العُهد)


153. تُقيد في حساب المدينين (العُهد) كل المبالغ المستحقة للوحدة على الغير وتزال قبل نهاية السنة المالية.

دفاتر حسابات المدينين (العُهد)
154. (1)تقيد المبالغ التي تصرف أو تسدد إلى حساب المدينين (العُهد) في الدفاتر الآتية:
أ‌. دفتر يومية المدينين وتقيد فيه المبالغ إجماليا.
ب‌. دفتر مفردات المدينين نموذج حسابات رقم (24) وتقيد فيه المبالغ بالمفردات وتخصص صفحة لكل شخص أو حساب على حدة وتبين فيه تفاصيل وافية عن كل عملية حسابية.
(2)تطابق الأرصدة في دفتر اليومية شهرياً مع الأرصدة في دفاتر المفردات ودفتر الأستاذ وذلك بأن تعد كشوفات الأرصدة في الحسابات الفردية لكل حالة حسب بنده بحيث تكون جملة كل بند مطابقة للرصيد المقابل لها في دفتر اليومية وإذا ظهر أي فرق بينهما تبحث أسبابه قبل قفل الحساب الشهري وترفق التسوية مع الحساب الشهري.
(3)يفحص رئيسا الحسابات الكشوفات الفردية لحساب المدينين وتتخذ الإجراءات اللازمة لتصفيتها بأسرع وقت ممكن.

الديون المستحقة للوحدة:
155. (1)تحصل المبالغ المطلوبة للوحدة من الأشخاص بأعجل ما تيسر تفادياً لسقوطها بالتقادم.
(2)إذا لم يسدد المدين أو توقف عن السداد بالرغم من المطالبات التي ترسل إليه يرفع الأمر فوراً لديون النائب العام لإجراء اللازم.
(3)في حالة وفاة المدين تتخذ الوحدة الإجراء اللازم لتحصيل الدين من معاشه أو مكافأته أو تركه وإن تعذر ذلك ترفع الوحدة الأمر إلى الأمين العام لاتخاذ قرار بشأنه.
(4)تستقطع المبالغ المطلوبة من العمال بالوحدة من رواتبهم في نهاية الشهر التالي للشهر الذي أرسلت فيه المطالبة مع إخطارهم بذلك ويجوز للأمين العام والأمين أن يوجه باستقطاع الدين كاملاً من الراتب الشهري أو أي استحقاق آخر.
(5)يجوز للأمين العام أن يأمر بشطب الديون الهالكة بعد أخذ موافقة المجلس.

السُلف المستديمة
156. (1)يجوز أن يعهد إلى أحد العمال في الخدمة المعاشية من غير المحاسبين بمبلغ كسلفه مستدامة للصرف منها على الطلبات المستعجلة ذات القيمة الصغيرة إلى حين إزالة العهدة بالمستندات الدالة على الصرف على أن لا يزيد مبلغ السلفة من السقف الذي يحدده رئيس الوحدة.
(2) يفتح في حسابات الوحدة حساب خاص بالسلفة المستدامة باسم حافظها ويخصم عليه بمقدار السلفة ولا ترصد فيه أي مبالغ إلا عند قفله أو في نهاية السنة المالية.
(3) في حالة تغيير أو نقل حافظ السلفة يجب أن يقوم بتسوية السلفة وقفل الحساب المفتوح باسمه ويصدر إذن صرف لمبلغ السلفة باسم الحافظ الجديد خصماً على حساب المدينين.

الصرف من السُلف المستدامة
157. (1)لا يصرف من السلفة المستدامة استحقاقات الرواتب أو علاوات شخصية.
(2)لا يتم الصرف من السلفة المستدامة إلا بإذن الصرف (أنموذج مالي حساب رقم 10) بعد توقيع العامل المفوض بذلك ويوقع المدفوع له على الإذن إقراراً بتسلم المبلغ.
(2) يقيد حافظ السلفة أي مبلغ فور صرفه بدفتر السلفة المستدامة (أورنيك مالي حسابات رقم 63) على أن يكون بالكربون ذي الوجهين متضمناً البيانات الآتية:
‌أ. تاريخ الصرف.
‌ب. الرقم المتسلسل لإذن الصرف(أُنموذج مالي رقم 10).
‌ج. اسم الشخص المدفوع له.
‌د. بيان الصرف مع إيضاح بند الخصم.
‌ه. المبلغ المدفوع بالأرقام والحروف.

استعاضة السلفة المستدامة
158. (1)يقوم حافظ السلفة قبل نفاذ السلفة المستدامة بقيد المبالغ التي تصرف في دفتر السلفة (أُنموذج مالي حسابات 63) ثم يقدمه مع مستندات الصرف إلى رئيس الحسابات لمراجعته وإعداد إذن الصرف (أُنموذج مالي رقم 2) بمجموع المبالغ المنصرفة .
(2)يرسل إذن الصرف بعد التوقيع عليه مرفقاً بالنسخة الإلية من دفتر السلفة والمستندات المؤيدة إلى الخزينة لكي يسترد حافظ السلفة جملة ما صرفه لتعود السلفة إلى قيمتها الأصلية وعلى صراف الخزينة إن يختم المستندات المذكورة بخاتم صرف وتخصم المبالغ المصروفة على بنود الموازنة المعينة.
(3)يقفل حساب السلفة المستدامة بنهاية السنة المالية ويورد ما تبقى إلى الخزينة بالسداد إلى حساب المدينين باسم حافظ السلفة ولا ترد له المبالغ التي صرفها بل تسوى في حساب شهر ديسمبر بالخصم على بنود الموازنة للسداد إلى حساب المدينين (سلف مستديمة) باسمه وذلك بعد مراجعة المستندات المؤيدة للصرف للتأكد من أن المبلغ المنصرف زائد المبلغ المورد يساوي قيمة السلفة.

فحص حساب السلف المستدامة
159. (1)ينتدب رئيس الإدارة المالية مرة في السنة على الأقل محاسباً لجرد السلف المستدامة ومطابقة حسابها مع ما هو بالدفتر ويؤشر على الدفتر المذكور بما يفيد قيامه بالمراجعة والنتيجة التي توصل إليها وفي حالة اكتشاف زيادة أو عجز تتخذ الإجراءات القانونية.
(2) يجب أن يُراعى فصل المتحصلات عن السلفية المستدامة ولا تسلم إلى حافظ السلفية أي مبالغ أخرى.

السلفه المؤقتة
160. (1)المبالغ التي تصرف للعاملين بالوحدة كسلفه مؤقتة للصرف منها على أغراض عامة تخصم من حساب المدينين (العُهد) باسم العامل.
(2)عندما تكون السلفية المؤقتة لمدة لا تزيد عن شهر يُرسل كشف في نهاية كل شهر بتفاصيل المبالغ التي صرفت خلال الشهر مع المستندات المؤيدة للصرف لتسويتها في حساب الشهر نفسه وأي مبالغ متبقية في حيازة حافظ السلفية وفي 31 يناير نهاية العام تورد لخزينة الوحدة في أو قبل 31 ديسمبر.




الفصل الثاني عشر
الأصول الثابتة


161. (1)هي مجموعة الموجودات التي تقتنيها الوحدة بغرض موازنة أنشطتها وليس بغرض الاتجار فيها على أن يكون الاقتناء بهدف الاستخدام وأن يعمر الأصل لأكثر من عام وتشمل المباني والأراضي ووسائل النقل والآليات والمعدات والأجهزة والأثاث.
(2)يتم اقتناء الأصول الثابتة وفقاً للإجراءات والضوابط التي تحكم عمليات الشراء الواردة بهذه اللائحة.
(3)يجب تسجيل المعلومات الآتية عن اقتناء أي من الأصول الثابتة بدفتر مساعد الأصول الثابتة وهي:
‌أ. وصف الأصل.
‌ب. تاريخ وكيفية الاقتناء.
‌ج. تكلفة الشراء.
‌د. الموقع.
‌ه. رقم الترخيص.
‌و. أي بيانات أخرى.
(4) تتم مطابقة حسابات الأصول المرصودة بالدفاتر المساعدة شهرياً مع الأرصدة بدفتر الأستاذ العام.

حساب الإهلاك
162. (1)تُحسب معدلات استهلاك لكل الأصول الثابتة (عدا الأراضي) بغرض إعداد الحساب الختامي بالنسبة الآتية:
‌أ. 2.5% المباني.
‌ب. 20% وسائل النقل.
‌ج. 10% الأجهزة والمعدات والأثاث.
(2)لا يجوز تعديل النسب المذكورة في البند (1) إلا بموافقة المجلس.

الأصول الجديدة
163. في حالة شراء أصول جديدة خلال السنة المالية يحسب الاستهلاك طبقاً للنسب المنصوص عليها في المادة (161) على أن تؤخذ في الاعتبار مدة استخدام الأصل حتى نهاية السنة المالية باعتبار أن السنة المالية أربع مدد متساوية.

المبالغ التي تُصرف للتوسعات:
164. (1)في حالة صرف مبالغ للتوسعات وإعادة التأهيل باعتباره إضافة للأصل الموجود تؤخذ هذه الإضافة في الاعتبار عند حساب الاستهلاك في نهاية السنة المالية .
(2)لا تعتبر مصروفات الصيانة وقطع الغيار والإصلاحات أصولاً جديدة أو إضافة لأصل موجود إذا لم تؤدِ إلى زيادة القيمة الإنتاجية للأصل ولا تخضع لنظام حساب الاستهلاك بل تحمل جميعها على حساب المصروفات الإدارية (التيسير).



الفصل الثالث عشر
أحكام متنوعة


التفتيش الدوري
165. (1)تقوم الإدارة المالية برئاسة الديوان بحملات تفتيشية خلال السنة للتأكد من صحة العمل المحاسبي بالوحدات ومدى تطبيق الرقابة على المخازن والموجودات المملوكة للديوان وترفع تقريراً للأمين العام بملاحظاتها.
(2)تقوم الإدارة المالية بالوحدات بذات التفتيش المذكور في البند (1) على الفروع التابعة لها وترفع تقريراً لرؤساء الوحدات بصورة للإدارة المالية بالأمانة العامة.
(3)يجب على الجهات التي يتم تفتيشها معالجة الأخطاء والمخالفات التي ترد في التقارير المذكورة في البندين (1) و (2) وتتجنب تكرارها وترد على الملاحظات.

التصديقات الشفوية
166. لا يجوز العمل بموجب التصديقات التي تصدر شفاهة من المسؤولين عن صرف أي مبلغ.

الشيكات المسحوبة المرتدة
167. (1)يجب على الوحدة أن تراعى الآتي قبل استخراج أي شيك خصماً على بنود موازنتها أو خصماً على أي حسابات خاصة :
‌أ. التأكد من أن المبلغ المراد صرفه لا يحدث تجاوزاً في بند الخصم المعين.
‌ب. التأكد من أن الرصيد بحساب البنك نفقة المبلغ المراد سحبه.
(2)أي وحدة حسابية تستخرج بريد الشيك من البنك لعدم وجود الرصيد لتغطيته يُعرض الذي قام بإعداد أمر الدفع للشيك والموقعين عليه للمسألة القانونية وفق أحكام القانون الجنائي وأي إجراءات إدارية أخرى.


الشيكات الواردة المرتدة
168. (1)عند تسلم الشيكات من دافعي الزكاة أو المتعاملين مع الوحدة يجب أن تسجل الوحدة عنوان الساحب والوثيقة الثبوتية الخاصة به.
(2)يجب أن لا يُعاد تقديم الشيك المرتد عن طريق المقاصة إلى البنك مرة أخرى ويجب سداده نقداً أو بشيك معتمد.
(3)إذا لاحظ رئيس الوحدة أن هناك تأخيراً في تسلم كشف حساب البنك الذي يتعامل معه يجب عليه أن يعين مندوباً عنه يسلم ذلك الكشف وتسلم الشيكات الواردة المرتدة خلال (72) ساعة على الأكثر.
(4)يجب أن تحصل قيمة أي شيك وارد مرتد خلال مدة أقصاها ثلاثة أيام من تاريخ تسلمه من البنك وبالعدم تُتخذ الإجراءات القانونية.
(5)تستبعد قيمة الشيكات المرتدة من الحسابات التي سبق أن سُددت لها وذلك بعمل تسوية عكسية تضعها في حساب مفردات المدينين باسم الساحب تحت حساب الشيكات المرتدة سداداً (قضايا شيكات مرتدة).

التعليق في حساب المدينين والتعلية في حساب الدائنين
169. (1)يمنع منعاً باتاً التعليق في حساب المدينين والتعلية في حساب الدائنين إلا في حالة المبالغ التي تكون بطبيعتها (مدينين أو دائنين) حيث يكون الخصم أو السداد مرجواً في ذات الشهر أو فترة زمنية محددة ومعلومة.
(2)كل من يتسبب في تعليق أو تعلية في حساب المدينين أو الدائنين خلافاً لأحكام البند (1) يكون عرضة للإجراءات القانونية.
(3) يكون الأمين العام أو رؤساء الحسابات مسؤولين مسؤولية شخصية عن أي مبالغ تعلق أو تُعلي في حساب المدينين أو الدائنين حسب الحال.

الصدقات والتبرعات والهِبات والغرامات
1. الصدقات والتبرعات والهبات والغرامات التي لا يوجد محظور شرعي أو قانوني لقبولها تقبض ويفتح لها حساب خاص بالدفاتر المحاسبية. وتصرف وفق الأولويات التي يحددها الأمين العام.
ما لم يرد بشأنه نص صريح
2. فيما لم يرد بشأنه نص صريح في هذه اللائحة يتم تطبيق النص الوارد في لائحة الإجراءات المالية والمحاسبية لسنة 1995م في ذلك الشأن.

العقوبات
3. كل من يخالف أحكام هذه اللائحة يُعاقب عند الإدانة بالعقوبات المنصوص عليها في قانون الإجراء المالية والمحاسبية لسنة 1977م .



شهادة إجازة
اشهد إن المجلس الأعلى لأمناء الزكاة قد أجاز لائحة الإجراءات المالية والمحاسبية لديوان الزكاة لسنة 2003م في جلسته رقم ........... بتاريخ .................. سنة 1434هـ الموافق اليوم ...... من شهر ........... سنة 2003م .






سامية أحمد محمد حسن
وزير الرعاية والتنمية الاجتماعية
رئيس المجلس الأعلى لأمناء الزكاة








 

إضغط هنا للإطلاع على لائحة الاجراءات المالية والمحاسبية

 

احصائيات الموقع

mod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_counter
mod_vvisit_counterاليوم971
mod_vvisit_counterأمس1040
mod_vvisit_counterهذا الاسبوع971
mod_vvisit_counterالاسبوع الماضي9903
mod_vvisit_counterهذا الشهر57707
mod_vvisit_counterالشهر الماضي118131
mod_vvisit_counterالكل1707852


استطلاع الرأي

ما رأيك في الموقع؟